Kontrola žádá KBÚ. Víte přesně, kde ho najít
Klient chce kartu bezpečnostních údajů k přípravku, který jste u něj použili minulý měsíc. Kontrola z hygienické stanice žádá osvědčení technika. Pojišťovna potřebuje kopii pojistky odpovědnosti. Místo hledání v šanonech a starých e-mailech otevřete aplikaci, vyberete klienta, materiál nebo technika — a potřebný dokument máte před sebou. PDF si prohlédnete přímo na obrazovce, bez stahování.
Každý dokument na správném místě
V DDD firmě se pracuje s různými typy dokumentů a každý patří jinam. KBÚ patří k materiálu, který používáte při zásazích. Certifikáty, osvědčení, licence a pojistky patří ke konkrétním technikům. Smlouvy patří ke klientům. Mapy a přílohy k provedeným zásahům. Když dokument přiřadíte na správné místo, najde ho každý ve firmě přesně tam, kde ho očekává — ne v odděleném archivu bez souvislostí.
- KBÚ a certifikáty přiřadíte přímo k materiálům, se kterými pracujete
- Osvědčení, licence, pojistky a smlouvy uložíte ke konkrétním technikům
- Smlouvy a podklady přiřadíte ke klientům
- Mapy provozoven a přílohy připojíte k provedeným protokolům
Smlouva platí pro celou firmu, mapa jen pro jednu provozovnu
Ne každý dokument se váže na konkrétní adresu stejně. Smlouva s klientem obvykle platí pro všechny jeho provozovny. Mapa je specifická pro konkrétní budovu. Proto si u každého dokumentu zvolíte, zda platí pro všechny adresy klienta, jen pro vybrané provozovny, nebo není vázán na žádnou adresu. Když klientovi přidáte novou provozovnu, dokumenty s platností pro všechny adresy se tam objeví automaticky. Nikdy nevznikne otázka, ke které provozovně dokument patří.
Smlouva zůstane interní, KBÚ vidí celý tým
Ne každý dokument je pro každého. Interní smlouvy a cenové podklady nemá vidět technik v terénu. Certifikát technika může být užitečný pro celou firmu. KBÚ k materiálu má být dostupné komukoli, kdo s ním pracuje. Pro každý dokument proto nastavíte, kdo se k němu dostane — celý tým, jen vedení, vybrané role nebo jen vy. Samostatně pak rozhodnete, zda se dokument zobrazí také klientovi v portálu. Firemní a klientská viditelnost se nemíchá — máte nad oběma plnou kontrolu.
Víte, co je třeba obnovit, dříve než to zjistí kontrola
Certifikáty, osvědčení a pojistky nestačí jen uložit — potřebujete vědět, zda jsou ještě platné. U každého dokumentu zadáte období platnosti a aplikace pak na první pohled rozliší, co je v pořádku, co se blíží ke konci a co už vypršelo. Před kontrolou nebo interním auditem si v centrálním seznamu vyfiltrujete všechny vypršené dokumenty najednou — napříč techniky i materiály. Místo dohledávání řešíte konkrétní úkol: co je třeba obnovit a co je už vyřízeno.
Klient si potřebné podklady najde sám
Velká výhoda přichází ve chvíli, kdy klient potřebuje dokument bez toho, aby vám volal nebo psal. V klientském portálu se mu automaticky zobrazí KBÚ k materiálům, které jste u něj použili v protokolech za poslední dva roky. Navíc mu můžete zpřístupnit i další dokumenty přiřazené ke konkrétním provozovnám — smlouvy, mapy, přílohy. Klient má na jednom místě vše, co potřebuje předložit při kontrole. Pro vaši firmu to znamená méně telefonátů, méně posílání příloh a více klidu.
Staré dokumenty neztratíte, ale nebudou dělat nepořádek
Stará smlouva, původní certifikát nebo nahrazená příloha — někdy je nepotřebujete každý den, ale nechcete o ně přijít. Dokumenty proto nemusíte mazat, aby byl v seznamu pořádek. Stačí je archivovat — zmizí z běžného přehledu, ale zůstanou zachovány pro případ potřeby. V kombinaci s filtrováním podle typu, platnosti, autora nebo viditelnosti máte vždy čistý pracovní prostor a zároveň jistotu, že historie firmy je v bezpečí.
