V mnoha DDD firmách se nedostatek sice zapíše, ale jen formálně. Na konci protokolu přibude jedna poznámka, fotka zůstane v galerii telefonu a při další návštěvě se znovu dohledává, co přesně bylo problémem a kde se to našlo.
Takový zápis stačí do archivu, ale špatně se s ním dál pracuje. Pokud má mít nedostatek hodnotu i za pár týdnů, potřebuje vlastní typ, vlastní popis, vlastní fotky a místo, kde se dá později rychle najít.
Nestačí jedna obecná poznámka
Ve volné poznámce se po čase míchá reálný problém na provozovně, interní poznámka technika i to, co už bylo mezitím opraveno. Z takového textu se nedá rozumně filtrovat ani vyhodnocovat, kde se opakují stavební, hygienické nebo organizační problémy.
Deratix proto vede nedostatky samostatně ve třech skupinách:
- organizační,
- stavební,
- hygienické.
To je důležité už při běžné kontrole. Otvor ve dveřích nepatří do stejné věty jako špatné skladování zboží nebo chybějící interní postup. Každý problém má vlastní kategorii, vlastní text a vlastní důkaz. Nedostatek zároveň zůstává oddělený od doporučení pro klienta, takže se nemíchá popis stavu s návrhem nápravy.
Fotka patří ke konkrétnímu problému
U každé kategorie technik nejprve označí, zda se na místě vůbec vyskytla. Až potom se otevře prostor pro popis a fotografie. V protokolu tak nezůstávají poloprázdné sekce, ale jen ty části, které na zásahu skutečně něco zachycují.
Fotka přitom nezůstává jako volná příloha bez souvislosti. Je přiřazena ke konkrétnímu typu problému a spolu s ním se zobrazí i později. Při další návštěvě tak hned vidíte, zda šlo o otvor u vstupu, nevhodné skladování palet nebo hygienický problém v odpadové zóně.
Pro praxi jsou důležité i základní podmínky:
- ke každé kategorii můžete přidat nejvýše 6 fotek,
- jedna fotka může mít nejvýše 10 MB,
- podporované jsou formáty JPEG, PNG a WebP,
- fotky z iPhonu ve formátu HEIC nebo HEIF se při nahrávání zpracují automaticky.
V detailu i ve výsledném dokumentu zůstává stejný kontext
Když je zásah hotový, nedostatky nezůstanou jen ve formuláři. Zobrazí se i v detailu protokolu a stejná struktura se přenese i do výsledného dokumentu. Klient tak nečte obecnou větu o zjištěných problémech, ale konkrétní typy nedostatků s popisem a fotkami.
Viditelnost této sekce se dá zároveň nastavit podle toho, kde ji chcete zobrazovat. Může zůstat jen ve formuláři a interním detailu, nebo může být součástí PDF i klientského detailu.
Za pár týdnů je najdete bez ručního procházení historie
Mnoho firem zvládne problém zaznamenat, ale později ho nedokáže rychle najít. Když klient chce přehled provozoven se stavebními nedostatky, nebo když interní manažer potřebuje projít jen hygienické problémy, začíná se ruční čtení starých protokolů.
V historii protokolů proto u záznamů s nedostatky vidíte oranžové indikátory podle typu problému. Po najetí se zobrazí stručný popis i počet fotek a historii si můžete filtrovat podle toho, zda chcete jen organizační, stavební nebo hygienické nedostatky.
Z jednorázového zápisu se tím stává použitelná evidence. Později ji dokážete vytáhnout bez ručního dohledávání a použít při opakované kontrole, reklamaci i při interním přehledu o tom, kde se problémy vracejí.
Podmínky fungování v terénu
Pokud technik pracuje ve sklepě, skladu nebo hale bez stabilního internetu, nedostatky se dají zapsat stejně jako při běžném zásahu. Popisy i fotky zůstanou u rozpracovaného protokolu a odešlou se až po návratu spojení. Finální dokument a jeho odeslání proto vzniknou až po úspěšné synchronizaci.
V praxi to znamená méně improvizace. Technik nemusí odkládat problém do galerie, poznámek nebo zpráv a večer ho ručně doplňovat zpět do systému.
Co to mění v praxi
Zjištěný problém nezůstane jako jedna věta na konci protokolu. Má svůj typ, svůj text, své fotky, objeví se v detailu, ve výsledném dokumentu a později i v historii protokolů. To je rozdíl mezi formálním záznamem a evidencí, ke které se můžete reálně vrátit.
Pokud si chcete tuto oblast prohlédnout podrobněji, pokračujte na evidenci nedostatků, digitální protokol, fotodokumentaci, historii protokolů, detail protokolu a sekce a viditelnost.
