Vytvoření protokolu

Tato příručka vás provede procesem vytvoření nového servisního protokolu. Pro práci bez internetového připojení podívejte se na Offline mode. Informace o správě klientů najdete v Client database.

Formulář nového protokoluDesktop

Přístup k formuláři

Formulář pro nový protokol otevřete:

• 🖥️ Desktop: V levém panelu klikněte na Nový protokol
• 📱 Mobile: Ve spodní liště ťukněte na ikonu +

Další možnosti:

• Z Dashboardu kliknutím na kartu Nový protokol
• Z detailu klienta tlačítkem Nový protokol
• Ze sekce Nejbližší klienti na dashboardu

Struktura formuláře

Formulář protokolu je rozdělen do několika sekcí. Některé sekce mohou být skryty v závislosti na nastavení vaší organizace.

1. Údaje klienta

Sekce výběru klientaDesktop

Výběr klienta:

• Vyhledejte klienta zadáním názvu, IČO nebo adresy
• Klikněte na položku v seznamu pro výběr
• Pokud klient neexistuje, klikněte na Nový klient pro vytvoření přímo z formuláře
• Klienty můžete také hromadně naplnit přes import z účetního systému
• Můžete použít GPS polohu pro vyhledání nejbližších klientů

Výběr adresy:

• Po výběru klienta se zobrazí jeho adresy
• Vyberte adresu, kde se práce vykonává
• Předvolená je fakturační/sídlo adresa

Kontaktní údaje:

• Kontaktní osoba, email a telefon se předvyplní z adresy
• Můžete je upravit pro tento konkrétní protokol
• Tlačítko Uložit aktualizuje kontaktní údaje na adrese klienta
• Tlačítko Obnovit načte původní údaje z adresy

2. Detaily práce

Sekce detailů práceDesktop

Dostupné typy práce závisí na nastavení vaší organizace a mohou zahrnovat:

• Deratizace
• Dezinsekce
• Dezinfekce
• Fumigace
• Ochranná dezinsekce
• A další podle konfigurace

3. Technici

Sekce technikůDesktop

• Hlavní technik - automaticky předvyplněný přihlášený uživatel
• Další technici - můžete přidat spolupracující techniky kliknutím na + Přidat technika

4. Škůdci

Sekce škůdcůDesktop

Zaznamenejte nalezené škůdce:

1. Klikněte na + Přidat škůdce
2. Vyberte druh škůdce z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Volitelně uveďte bližší specifikaci
4. Volitelně zadejte počet/intenzitu

5. Použité materiály

Sekce materiálůDesktop

Zaznamenejte použité přípravky:

1. Klikněte na + Přidat materiál
2. Vyberte materiál z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadejte množství
4. Volitelně uveďte koncentraci

6. Instalace

Sekce instalacíDesktop

Zaznamenejte nainstalovaná zařízení:

1. Klikněte na + Přidat instalaci
2. Vyberte typ zařízení z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadejte počet

7. Fotodokumentace

Sekce fotodokumentaceDesktop

Přidejte fotografie z místa výkonu:

1. Klikněte na Vyfotit nebo Z galerie
2. Vyberte fotografii z galerie nebo vyfoťte novou
3. Volitelně přidejte popis
4. Fotky se automaticky optimalizují pro menší velikost

Tip: Na mobilních zařízeních můžete dělat fotky přímo z aplikace pomocí kamery.

8. Nedostatky

Sekce nedostatkůDesktop

Zaznamenejte zjištěné nedostatky ve třech kategoriích:

• Organizační nedostatky - problémy s organizací práce
• Stavební nedostatky - závady na budově
• Hygienické nedostatky - nedostatky v hygieně

Pro každou kategorii můžete:

• Přepnout přepínač pro označení, že nedostatek existuje
• Přidat popis
• Přiložit fotografie

Volitelně můžete označit, zda jde o pojistnou událost.

9. Doplňující informace

Sekce doplňujících informacíDesktop

Volitelně můžete označit Dočasné systémové skladování a Pojistnou událost.

10. Doporučení

Sekce doporučeníDesktop

Vyberte doporučení pro klienta z předdefinovaného seznamu:

1. Klikněte na doporučení pro jeho přidání
2. Text doporučení můžete upravit
3. Doporučení se zobrazí v PDF protokolu

Tip: Doporučení se filtrují podle zvoleného typu a podtypu práce.

11. Poznámky

Sekce poznámekDesktop

• Poznámky - poznámky zobrazené v protokolu pro klienta
• Podporovaný je základní formátovací text (tučné, kurzíva)

12. Podpisy

Sekce podpisůDesktop

Podpis zákazníka

1. Klikněte na pole podpisu zákazníka
2. Otevře se dialog pro podpis na celou obrazovku
3. Zákazník se podepíše prstem nebo stylusem
4. Potvrdí tlačítkem Potvrdit

Podpis technika

1. Klikněte na pole podpisu technika
2. Podepište se podobným způsobem
3. Jméno technika je automaticky předvyplněné

Poznámka: Požadavky na podpisy (zda jsou povinné) závisí na nastavení vaší organizace. Při uložení bez podpisů se zobrazí upozornění.

Uložení protokolu

Panel akcí formulářeDesktop

Po vyplnění všech potřebných údajů:

1. Zkontrolujte zadané informace
2. Klikněte na tlačítko Uložit ve spodní části formuláře
3. Pokud jsou k dispozici emailové adresy, můžete vybrat komu se odešle notifikace
4. Protokol se odešle na server a automaticky se vygeneruje PDF
5. Po úspěšném uložení budete přesměrováni na detail protokolu

Automatické ukládání (Koncepty)

Formulář automaticky ukládá rozpracovaný protokol jako koncept (draft):

• Automatické ukládání každých několik sekund po změně
• Stav ukládání vidíte v horní části formuláře
• Koncepty jsou uložené lokálně ve vašem zařízení

Práce s koncepty:

Karusel konceptůDesktop

• Na boční straně formuláře (desktop) nebo v horní části (mobil) vidíte seznam konceptů
• Kliknutím přepnete mezi koncepty
• Koncept můžete smazat kliknutím na ikonu koše
• Limit konceptů je 5

Offline režim

Protokoly můžete vytvářet i bez připojení k internetu. Více informací najdete v dokumentaci offline režimu.

• Formulář funguje stejně jako online
• Po uložení se protokol uloží lokálně
• Po obnovení připojení se automaticky synchronizuje na server
• Na dashboardu vidíte počet čekajících protokolů
• Synchronizované protokoly najdete v historii protokolů

Důležité: V offline režimu pracujete jen s již synchronizovanými klienty a číselníky.

GPS poloha

Aplikace automaticky zaznamenává GPS polohu:

• Začátek - při otevření formuláře
• Konec - při uložení protokolu
• Synchronizace - při synchronizaci offline protokolu

Polohy jsou uložené v protokolu pro účely evidence.

Chybové hlášky

Pokud se vyskytne chyba při ukládání:

• Chybějící povinná pole jsou zvýrazněna červeně
• Chybové hlášky se zobrazí pod příslušným polem
• Na mobilu se zobrazí toast notifikace
• Opravte chyby a zkuste uložit znovu

Varování před uložením

Aplikace vás může upozornit na neúplné údaje:

• Chybějící podpisy
• Prázdné sekce (škůdci, materiály)
• Jiné potenciální problémy

Můžete pokračovat v uložení i s varováními.

Tipy pro efektivní práci

Tip 1: Používejte GPS funkci na dashboardu pro rychlý výběr klienta podle polohy.

Tip 2: Před výjezdem zkontrolujte, zda máte synchronizované aktuální údaje klientů.

Tip 3: Fotky dělejte přímo z aplikace - automaticky se optimalizují a přiřadí k protokolu.

Tip 4: Pokud často používáte stejné materiály nebo doporučení, požádejte administrátora o jejich přidání do číselníků.