Když firma přechází do nového systému, nejvíc času často nezabere školení, ale samotný přenos klientů. Jména, adresy, kontaktní osoby, provozovny a firemní údaje. Pokud se to přepisuje ručně, i menší seznam se změní ve zdlouhavou administrativu a chyby se začnou hromadit dřív, než technik vůbec vyrazí do terénu.
Do Deratixu přibyl import klientů ze souboru. Ne jako slepé nahrání databáze, ale jako kontrolovaný postup, ve kterém si před potvrzením můžete prohlédnout, co se vytvoří, co se doplní k existujícím klientům a co je bezpečnější zatím nechat stranou.
Když nechcete začínat ručním přepisováním
Tato funkce dává největší smysl v situacích, kdy už klientská data někde máte, jen je nechcete přepisovat po jednom. Typicky při startu v Deratixu, při přechodu z jiné evidence nebo při přenosu databáze mezi dvěma prostředími.
V praxi to znamená, že do systému nepřenášíte jen názvy firem. Spolu s klientem se přenesou i adresy a další důležité údaje, abyste po importu nemuseli každý záznam ještě ručně dodělávat.
Nejdřív náhled, až potom import
Jedna z nejdůležitějších věcí na tomto řešení je, že se nic neděje naslepo. Po nahrání souboru Deratix nejprve připraví přehled, ve kterém vidíte, kolik klientů je nových, kolik se navrhuje doplnit k existujícím a které položky si zaslouží kontrolu.
To je důležité hlavně tehdy, když importujete větší objem dat. Místo pocitu „snad to prošlo dobře” máte před sebou konkrétní obraz toho, co se má stát, ještě předtím, než se databáze změní.
- Rychle odhalíte problém v podkladech ještě před samotným importem.
- Vidíte rozdíl mezi novými a existujícími klienty, takže vás nepřekvapí výsledek.
- Rozhodujete se po položkách, ne jen jedním hromadným kliknutím bez kontroly.
Deratix je u existujících klientů raději opatrný
Při importu nebývá problém jen přidat nového klienta. Skutečný problém bývá rozlišit, zda jde o nového klienta, nebo o firmu, kterou už v databázi máte pod trochu jiným názvem, s jinou kontaktní osobou nebo s doplněnou provozovnou.
Deratix proto páruje existující klienty podle firemních údajů a kontaktů, ne jen podle názvu. A když je shoda slabší, systém se netváří, že umí rozhodnout za vás.
V praxi to znamená:
- silnější shody navrhne jako doplnění existujícího klienta,
- slabší shodu jen podle názvu viditelně označí a předvolí ji raději přeskočit,
- nejasné případy si můžete otevřít a porovnat vedle sebe, než se rozhodnete.
To je přesně ten typ detailu, který při importu šetří spoustu problémů. Podobné názvy firem se v praxi opakují často a právě u nich bývají ruční i automatické importy nejzrádnější.
Důležité u firem s více provozovnami
Spousta deratizačních firem nepracuje s klientem jen jako s jednou kartou firmy. Jeden klient má často víc provozoven, různé kontaktní osoby a rozdílná místa výkonu. Proto je důležité, aby import nefungoval jen stylem „přepiš staré novým”.
Pokud už klient v Deratixu existuje, import umí doplnit nové adresy a zároveň nenechá rozhodit to, co už máte správně nastavené. Pokud se importovaná adresa shoduje s existující, nevytvoří zbytečný duplikát. Pokud jde o novou provozovnu, doplní ji ke klientovi.
To je v praxi velmi důležité. Databáze se umí rozšířit bez toho, abyste po importu museli uklízet chaos, slučovat stejné adresy nebo opravovat klienta, který předtím vypadal v pořádku.
Příklad z praxe
Představte si firmu, která si přenáší klienty z dosavadní evidence do Deratixu. V seznamu má stovky klientů, z toho část s více provozovnami, sklady, prodejny nebo pobočky v různých městech.
Bez importu by administrativa přepisovala klienty ručně a technici by ještě několik dní naráželi na to, že v databázi chybí adresa, kontakt nebo celá provozovna. S importem nahrajete připravený soubor, v náhledu si zkontrolujete nové a existující záznamy, slabé shody jen podle názvu necháte raději přeskočit a potvrzením doplníte to, co má smysl.
Výsledek není jen rychleji naplněná databáze. Výsledek je hlavně to, že kancelář i technici mohou druhý den normálně fungovat bez toho, aby doháněli nepořádek po ručním přepisu.
Co to znamená pro firmu
Import klientů není zajímavý proto, že „umí importovat”. Důležitý je proto, že pomáhá zvládnout jednu z nejnepříjemnějších částí přechodu nebo rozšiřování databáze bez zbytečného stresu.
Pro kancelář to znamená méně ručního přepisování a menší riziko chyb. Pro firmu větší kontrolu nad tím, co se doplní k existujícím klientům. A pro techniky rychleji připravenou databázi, se kterou mohou hned pracovat při protokolech a výjezdech.
Pokud si chcete tento postup projít podrobněji, podívejte se na správu klientů, přehled integrací, databázi klientů a pokud používáte účetní systém SuperFaktúra, i na podrobný návod k integraci.
