BL, smlouvy, mapy a certifikáty se ve firmě rychle rozlezou na víc míst. Něco je v e-mailu, něco na disku, něco má uložené kolega a něco se hledá až ve chvíli, kdy to klient nebo kontrola zrovna potřebuje.
Správa dokumentů v Deratixu dává tyto podklady na jedno místo a propojuje je s klienty, provozovnami, materiály i klientským portálem. V praxi to znamená méně dohledávání, méně přeposílání příloh a větší jistotu, že otevřete přesně to, co zrovna potřebujete.
Když každý dokument patří na správné místo
Největší přínos není v tom, že máte další seznam souborů. Důležité je, že dokument přiřadíte přesně tam, kam patří.
- K materiálu patří například BL nebo certifikát výrobku.
- Ke klientovi patří smlouva nebo obecný podklad pro celou firmu.
- Ke konkrétní provozovně můžete přiřadit mapu, plán nebo jiný dokument, který má význam jen pro vybrané místo.
- K uživateli patří osvědčení a povolení.
- K protokolu můžete uložit přílohu přímo k provedenému zásahu.
To je rozdíl mezi tím, že dokument někde existuje, a tím, že ho opravdu najdete tam, kde ho člověk přirozeně čeká.
U provozoven rozhoduje i rozsah platnosti
U klientských dokumentů nestačí vědět, ke komu patří. Důležité je i to, pro které provozovny platí. Něco se týká celé firmy, něco jen jednoho skladu nebo jedné pobočky.
Proto lze určit, zda dokument platí pro jednu provozovnu, více vybraných provozoven nebo pro všechny provozovny klienta. A pokud to dává smysl, zobrazí se i na kartě klienta, takže se k němu dostanete ze dvou míst bez duplicitního nahrávání.
To je praktické právě u map, plánů a podkladů, které se váží na konkrétní místo, ne na firmu jako celek.
Klient vidí jen to, co mu opravdu patří
Mnoho firem řeší dvě odlišné potřeby naráz. Interně potřebujete mít po ruce víc dokumentů, ale klientovi chcete ukázat jen ty podklady, které jsou pro něj užitečné.
Právě proto má každý dokument dvě samostatné roviny:
- interní viditelnost pro tým,
- portálovou viditelnost pro klienta.
V praxi to znamená, že si můžete nechat interní podklady jen pro vedení nebo vybrané role, ale klientovi zpřístupnit například BL, mapy provozoven nebo certifikáty. Bez toho, abyste kvůli každé žádosti znovu hledali přílohu a posílali ji e-mailem.
Deratix přitom portál neřeší jen formálně. Klient v něm vidí dokumenty, které mu byly zpřístupněny. Pokud má více provozoven, může si prohlédnout i dokumenty vázané na konkrétní místo.
BL se v portálu zobrazí automaticky podle použitého materiálu
Když technik zapíše do protokolu použitý materiál, klient pak v portálu vidí i příslušné BL k tomu, co bylo na jeho provozovnách skutečně použito.
Nezobrazují se však všechny BL ze seznamu materiálů. Zobrazí se jen tehdy, pokud jsou splněny tyto podmínky:
- ke konkrétnímu materiálu je nahraný dokument typu BL
- tento materiál byl použit v protokolu za posledních 24 měsíců
Pokud tyto podmínky platí, klient je má v portálu připravené bez ručního dohledávání a bez opakovaného posílání příloh.
V praxi je to důležité hlavně tehdy, když si klient zpětně žádá podklady k zásahům, řeší interní kontrolu nebo potřebuje doložit použitou chemii. Místo posílání příloh e-mailem má tyto BL připravené přímo ve svém portálu.
Platnost dokumentů máte pod kontrolou
Správa dokumentů nepomáhá jen při předávání podkladů klientovi. Stejně důležitá je při interním pořádku.
U dokumentů můžete sledovat platnost a rychle si odfiltrovat:
- co už expirovalo,
- co se blíží ke konci,
- co je stále platné.
To je praktické hlavně u certifikátů, osvědčení a povolení. Nemusíte čekat, až se problém ozve sám. Můžete si předem zjistit, co je třeba obnovit, a při kontrole máte hned jasno, který dokument je aktuální.
Příklad z praxe
Technik jede na servis do provozovny obchodního řetězce a klient si zároveň žádá BL k použitým přípravkům a mapu objektu pro interní kontrolu.
Bez pořádku v dokumentech to obvykle dopadne tak, že technik volá do kanceláře, kancelář prohledává staré složky a klient čeká. Někdy se pošle nesprávná verze nebo chybí dokument pro konkrétní provozovnu.
Se správou dokumentů v Deratixu otevřete klienta nebo konkrétní provozovnu, vidíte přiřazené podklady v kontextu a podle potřeby je zpřístupníte i v portálu. Klient si je pak může najít i sám a technik nemusí řešit administrativu během výjezdu.
Co je na tom nejdůležitější
Správa dokumentů nepřinesla jen nové místo na nahrávání souborů. Přinesla pořádek v tom, ke komu dokument patří, kdo ho má vidět a kde ho ve správnou chvíli najdete.
Pro kancelář to znamená méně dohledávání a méně posílání příloh dokola. Pro technika méně telefonátů během zásahu. Pro klienta jednodušší přístup k podkladům, které od vás pravidelně potřebuje.
Pokud si chcete tuto funkci projít podrobněji, podívejte se na správu dokumentů, detail klienta a dokumenty v klientském portálu.
