Technik odešle protokol a manažer o den později zjistí, že je potřeba doplnit fotku nebo opravit množství materiálu. Deratix nyní umožňuje s odeslaným protokolem pracovat dál — znovu ho otevřít, vrátit technikovi k opravě nebo ho před odesláním nechat zkontrolovat. Každá z těchto možností je volitelná a firma si zapne jen to, co její workflow vyžaduje.
Znovuotevření a revize
Odeslaný protokol lze kdykoli znovu otevřít. Systém si automaticky uloží původní stav — co bylo v protokolu v okamžiku odeslání, včetně PDF. Díky tomu je vždy dohledatelné, jak protokol vypadal před úpravou.
Číslo protokolu zůstává stejné, přidá se pouze označení revize — například Rev. 1, Rev. 2. Pro klienta i pro evidenci je jasné, že jde o tentýž protokol s opravenou verzí.
Manažer při znovuotevření může uvést důvod — například „doplnit fotodokumentaci” nebo „opravit spotřebu materiálu”. Po úpravě se protokol odešle znovu běžným způsobem.
Praktický detail: při opětovném odeslání systém nevyžaduje podpis klienta jako povinný. Pokud klient není přítomen, protokol lze odeslat i bez něj — systém na chybějící podpis pouze upozorní.
Znovuotevření se aktivuje v nastavení. Firma, která ho nepotřebuje, jednoduše nechá tuto možnost vypnutou.
Schválení manažerem před doručením klientovi
Některé firmy potřebují, aby manažer zkontroloval každý protokol předtím, než se dostane ke klientovi. Jiné preferují, když technik odešle protokol přímo. Deratix podporuje obě varianty a firma si kdykoli zvolí, která jí vyhovuje.
Volitelná kontrola — technik může protokol odeslat přímo klientovi, nebo ho nejprve poslat manažerovi ke kontrole. Je to na něm.
Povinná kontrola — technik protokol odešle „ke kontrole” a manažer ho buď schválí a odešle klientovi, nebo vrátí technikovi s poznámkou, co je třeba opravit. Technik vidí vrácený protokol v seznamu se speciálním označením a může ho hned upravit.
Celý tento proces se zapíná jedním přepínačem v nastavení. Když je vypnutý, protokoly se vytvářejí a odesílají přímo — bez mezikroků.
Příprava protokolu předem
Při plánovaných servisních výjezdech může manažer připravit protokol ještě před odjezdem technika. Vyplní klienta, adresu, typ práce a další údaje, které jsou předem známé.
Technik na místě otevře připravený protokol, doplní výsledky ze zásahu a odešle ho dál — ke kontrole nebo přímo klientovi, podle zvoleného režimu.
I tato možnost se zapíná samostatně. Firma, kde technik sám vytváří protokoly od začátku, ji nemusí používat.
Co všechno systém zkontroluje před odesláním
Před odesláním protokolu systém vyhodnotí, zda v něm něco důležitého nechybí. Kontrolovat lze podpis technika, podpis klienta, fotodokumentaci, doporučení, materiály, škůdce a kontaktní osobu.
Každou z těchto kontrol firma nastaví na jednu ze tří úrovní:
- Vypnutá — systém danou věc nekontroluje.
- Upozornění — systém zobrazí upozornění, ale odeslání není blokováno.
- Povinná — protokol nelze odeslat, dokud údaj chybí.
Nastavení je oddělené pro techniky a manažery. Například: od technika firma vyžaduje fotodokumentaci povinně, ale manažer při znovu otevřeném protokolu může odeslat i bez ní.
Standardně jsou všechny kontroly vypnuté. Firma si zapne jen ty, které dávají smysl pro její práci.
Celá historie na jednom místě
Každý protokol obsahuje časovou osu všech událostí — vytvoření, úpravy, podepsání, odeslání ke kontrole, vrácení, znovuotevření.
Změny se zaznamenávají po jednotlivých údajích. Pokud technik po znovuotevření změní množství materiálu nebo doplní fotku, v historii je vidět přesně co se změnilo a kdy.
Pokud se údaje v protokolu změní poté, co ho někdo podepsal, systém na to upozorní a zobrazí, která pole se od posledního podpisu změnila.
Když protokol edituje jiný člověk, ostatní to vidí. Systém zobrazí jméno toho, kdo právě protokol upravuje, a zabrání souběžné editaci.
Dokumenty v složkách
Vedle stávajícího tabulkového zobrazení přibyla možnost přepnout na složkovou strukturu. Dokumenty se uspořádají podle typu — KBÚ, certifikáty, smlouvy, mapy — a v každé složce dále podle klienta a období.
Obě zobrazení jsou dostupná a přepíná se mezi nimi jedním kliknutím. Pokud je v některé úrovni složek jen jedna položka, systém ji automaticky přeskočí a zobrazí přímo obsah.
V nejbližší verzi připravujeme hromadné nahrávání souborů. Místo opakovaného otevírání dialogu pro každý dokument zvlášť bude možné vybrat více souborů najednou, nastavit jim společné údaje — typ, provozovnu, viditelnost v portálu — a nahrát je jedním krokem. Názvy se automaticky vyplní z názvů souborů a lze je před nahráním upravit.
Rychlé přidání klienta
Při vytváření nového klienta lze přepnout do zjednodušeného režimu, kde stačí zadat jméno a adresu. Ostatní údaje — email, IČO, typ klienta — jsou volitelné nebo se vyplní později.
V nastavení lze zvolit, zda bude email povinný i v tomto režimu, a vybrat tag, který se takto vytvořeným klientům automaticky přiřadí. Plný formulář se všemi poli zůstává k dispozici a lze ho kdykoli přepnout.
Další vylepšení
Podlaží a byt v adresách — u adres klientů přibyla nová pole pro podlaží a číslo bytu nebo kanceláře. Obě jsou volitelná. Pokud jsou vyplněna, automaticky se zobrazí v protokolech, v PDF i v emailech.
Nová adresa přímo z protokolu — pokud klient ještě nemá zadanou provozovnu, přidáte ji přímo během vytváření protokolu, aniž byste museli opustit formulář. Kontaktní osoba se předvyplní ze jména klienta a lze ji upravit.
Související funkce
Související dokumentace
- Vytváření protokolu
- Detail protokolu
- Historie protokolů
- Nastavení protokolu
- Nastavení sekcí
- Správa dokumentů
- Databáze klientů
Na závěr
Verze 0.60 rozšiřuje práci s protokoly o kontrolu, revize a přípravu předem. Každou z těchto možností lze zapnout nebo vypnout nezávisle — firma si přizpůsobí workflow podle vlastních potřeb, aniž by musela měnit způsob, jakým pracuje dnes.
Kompletní přehled změn najdete v historii verzí.
