V mnoha firmách se důležité poznámky stále drží jen v hlavě, ve starém e-mailu nebo v interní poznámce stranou. Pak se těžko odlišuje, co je potřeba řešit hned, co čeká na fakturaci a kde se problém opakuje.
Tagy v Deratixu dávají těmto situacím jednoduché označení přímo v systému. Klienta nebo protokol si označíte podle vlastní logiky firmy a v seznamu hned vidíte, co je důležité.
Když se důležité věci přestanou držet jen v hlavě
Největší přínos tagů spočívá v tom, že si firma dokáže označit vlastní situace vlastními slovy. Nemusíte se přizpůsobovat cizí logice systému. Označíte si přesně to, co má ve vaší provozovně smysl.
- K fakturaci pro protokoly, které má účetní rychle najít.
- VIP klient pro zákazníky, u kterých chcete držet vyšší servisní standard.
- Reklamace nebo Opakovaný problém tam, kde se potřebujete vrátit k tématu.
- Ke kontrole pro zásahy, které si má manažer ještě prověřit.
Taková označení jsou praktická právě proto, že nevysvětlují systém. Vysvětlují vaši práci.
Klient a protokol neřeší tutéž otázku
Silná stránka této funkcionality je, že tagy fungují zvlášť pro klienty a zvlášť pro protokoly. To je důležité, protože nejde o totéž.
Tag u klienta říká něco dlouhodobějšího o vztahu nebo režimu spolupráce. Například že jde o VIP klienta, smluvního partnera nebo specifický segment provozoven.
Tag u protokolu je spíše pracovní značka ke konkrétnímu zásahu nebo záznamu. Pomáhá odlišit, co je připravené k fakturaci, co si žádá kontrolu nebo kde se opakuje stejný problém.
Právě toto rozdělení dělá tagy užitečnými i při větším počtu klientů. Nemícháte dlouhodobé informace o firmě s krátkodobou operativou kolem konkrétního zásahu.
Tag má smysl až tehdy, když podle něj umíte pracovat
Dobrá zpráva není jen to, že tag někam uložíte. Důležité je, že ho pak skutečně vidíte v seznamech a umíte podle něj filtrovat.
To v praxi znamená:
- rychlejší orientaci v klientech i protokolech bez otevírání jednoho záznamu za druhým,
- čistější ranní přehled práce, když si tým vyfiltruje jen to, co potřebuje řešit,
- méně ručního dohledávání, protože stav nebo priorita jsou viditelné hned.
Při větší databázi je tohle rozdíl, který cítíte každý den. Ne v teorii, ale při běžném otevření seznamu.
Ne každý potřebuje vidět všechno
V mnoha firmách nepotřebuje každý člověk vidět všechny interní značky. Technik nepotřebuje řešit účetní značky a účetní zase nemusí mít před očima všechny operativní interní poznámky týmu.
Proto si u tagu můžete nastavit, kdo ho uvidí. Může být viditelný pro celý tým, jen pro manažery nebo pro vybrané lidi. Výsledkem je méně vizuálního chaosu a větší šance, že si každý všímá jen toho, co je pro jeho práci důležité.
To je přesně moment, kdy se z jednoduché funkce stává praktický pracovní nástroj.
Pozdější doladění
Krátce po vydání se práce s tagy ještě doladila. Barevná paleta se upravila tak, aby byly tagy lépe čitelné i při rychlém denním používání. Je to detail, který na papíře nepůsobí velkým dojmem, ale při větším počtu štítků dokáže udělat citelný rozdíl.
Příklad z praxe
Představte si pondělní ráno v kanceláři. Manažer potřebuje vidět všechno, co je Ke kontrole, účetní si chce vytáhnout protokoly K fakturaci a obchodně důležité klienty chce mít tým označené jako VIP klient.
Bez tagů to obvykle znamená otevírat záznamy jeden po druhém, pamatovat si souvislosti a spoléhat se na to, že si to někdo minulý týden zapsal stranou. S tagy si každý člověk vytáhne svou část práce rychleji a bez toho, aby se tým navzájem zpomaloval.
Co to znamená pro firmu
Tagy nejsou zajímavé proto, že přibyla barva do seznamu. Důležité jsou proto, že pomáhají dostat interní pořádek přímo do každodenní práce.
Pro manažera to znamená rychlejší přehled. Pro kancelář jednodušší filtrování. Pro techniky méně nejasností v tom, co je priorita. A pro firmu celkově méně práce, která jinak zůstává rozptýlená v paměti, poznámkách a interních zprávách.
Pokud si chcete tuto funkci projít podrobněji, podívejte se na barevné štítky, správu klientů, tagy a databázi klientů.
