Kdyz se zaznam ze zasahu sklada z vice mist, problem neni jen v par ztracenych minutach. Horsi je, ze se informace rozejdou. Klient je v jednom systemu, kontakt ve starem e-mailu, fotky v galerii telefonu, podpis zvlast a finalni PDF vznika az pozdeji podle toho, co se podari dohledat.
Digitalni protokol v Deratixu drzi cely tento tok v jednom zaznamu. Technik zacne u klienta, zapise prubeh zasahu, prida fotky a podpisy a vysledek se dal pouziva bez prepisovani. Kancelar pak neprebira rozdelany balicek podkladu, ale hotovy a dohledatelny protokol.
Zahajeni zasahu bez rucniho prepisovani
Pri vytvareni protokolu se nevyplnuje vsechno od nuly. Vyberete klienta a provozovnu, kontaktni udaje se doplni do formulare a technik muze pokracovat dal. Kdyz se na miste zmeni kontakt nebo e-mail, upravi se primo pri zasahu misto toho, aby zustal rozdil mezi realitou a kartou klienta.
V praxi to zkracuje hlavne prvni minuty po prichodu. Misto hledani spravne provozovny ve starych poznamkach nebo mezi vice seznamy se pracuje s jednim formularem, ktery uz zna klienta, adresu i zakladni kontakt. Pokud technik prijde na misto podle GPS, aplikace umi nabidnout i blizke klienty a urychlit vyber spravne provozovny.
Formular se prizpusobi tomu, jak vase firma realne provadi zasahy
DDD firmy nepouzivaji stejny pracovni postup. Nekomu staci jednodussi protokol, jiny potrebuje podrobnejsi sekce, vic typu zasahu, jina doporuceni nebo presnejsi evidenci materialu a zarizeni. Proto se v protokolu daji zapinat a vypinat cele sekce a typy i podtypy praci se prizpusobuji vasi vlastni evidenci.
Dulezite je take to, ze pri novem protokolu se mohou predvyplnit ty typy a podtypy prace, ktere pouzivate nejcasteji. Technik nezacina na prazdne obrazovce a nemusi pokazde klikat stejna nastaveni jen proto, aby se dostal k samotnemu zasahu.
Takovy rozdil je v praxi vetsi, nez se na prvni pohled zda. V roztristenem workflow byva problem uz to, ze kazdy zapisuje trochu jinak. Jeden pouzije vlastni nazev sluzby, druhy jinou zkratku a treti to necha jen v poznamce. Tady zustava forma zaznamu jednotna i tehdy, kdyz firma roste a na protokolech pracuje vic lidi.
Co jste na miste udelali, zapisete jednou a dal se s tim pracuje
Pouzite materialy se zapisuji s mnozstvim, jednotkou a koncentraci. Cilove skudce lze evidovat s urovni vyskytu. Instalovana zarizeni se zapisuji s typem a poctem kusu. Tyto udaje pak neslouzi jen k archivaci. Vraci se pri dalsi navsteve, v prehledech, v PDF i pri internim dohledavani.
To je rozdil oproti situaci, kdy technik sice neco napise, ale kancelar s tim dal neumi pracovat bez rucniho vysvetlovani. Pokud jsou materialy, skudci nebo zarizeni v jednotnem seznamu, firma dostava konzistentni zaznamy napric celym tymem a nevznikaji duplicitni nazvy ani volne poznamky, ktere kazdy chape jinak.
Fotky, nedostatky a doporuceni maji vlastni misto ve stejnem protokolu
Digitalni protokol neni jen textovy zaznam. Samostatne drzi i fotodokumentaci stavu provozovny a samostatne eviduje nedostatky. Fotky se pridavaji primo pri zasahu, daji se seradit, doplnit popisem a zustavaji soucasti protokolu misto toho, aby koncily v galerii telefonu nebo ve sdilenem slozce bez souvislosti.
Nedostatky se zapisuji po kategoriich. Zvlast organizacni, zvlast stavebni a zvlast hygienicke. Kazda kategorie muze mit vlastni popis i vlastni fotky. Klient pak v protokolu nevidi jen obecnou vetu, ze se neco naslo, ale i konkretni typ problemu a vizualni podklad.
K tomu se daji doplnit doporuceni pro klienta. Pokud firma pouziva pripravenou knihovnu doporuceni, technik vybira z relevantnich moznosti a podle potreby je upravi pro konkretni situaci na provozovne. Vysledek je pouzitelny jak pro klienta, tak pro kancelar i pro budouci kontrolu.
Odeslani neni jen posledni kliknuti
Podpis klienta i technika se provadi primo na zarizeni. Po odeslani se podpisy vlozi do PDF a protokol lze dorucit e-mailem, zpristupnit klientovi v portalu, stahnout nebo sdilet podle toho, jak firma pracuje.
Dulezite je, ze odeslani se da zprisnit podle internich pravidel. Firma si muze vyzadovat podpisy, fotodokumentaci, doporuceni nebo kontaktni osobu jeste predtim, nez se protokol povazuje za hotovy k odeslani. To pomaha hlavne tam, kde protokoly nekonci jen u technika, ale dal na nich stoji reklamace, kontrola kvality nebo komunikace s klientem.
Jinymi slovy: nejde jen o to, ze se da vytvorit PDF. Dulezite je, ze jeste pred odeslanim vite ohlidat, zda v protokolu nechybi neco podstatneho.
Rozpracovany protokol se neztrati ani v terenu
Pri zasahu se casto nestihne vsechno najednou. Technik se presouva mezi mistnostmi, klient ho prerusi, neco je treba doresit az po prohlidce nebo na miste proste neni stabilni signal. Proto ma protokol prubezne ukladani a rozpracovane verze zustavaji dostupne i po zavreni aplikace nebo po vypadku zarizeni.
Kdyz neni internet, protokol se da dal vyplnovat vcetne fotek a podpisu. Po opetovnem pripojeni se cekajici zaznamy automaticky synchronizuji. Aplikace pritom nerozlisuje jen to, zda je zarizeni pripojene k siti, ale zda ma skutecne funkcni internetove pripojeni. To je dulezite hlavne ve sklepich, skladech, vyrobnich halach a na mistech, kde se clovek sice tvari jako online, ale realne nic neodesle.
Kdyz je treba neco opravit, resite revizi a ne chaos
I dobre nastaveny proces obcas potrebuje opravu. Chybejici fotka, doplneny udaj, upresneny popis nebo uprava po zpetne kontrole. V takovem pripade se z jiz odeslaneho protokolu nedela neprehledna nahrada bokem. Vznikne nova revize a historie zmen zustava zachovana.
To je podstatne hlavne tehdy, kdyz se nekdo po case pta, co presne se zmenilo a ktera verze je aktualni. V detailu protokolu zustava casova osa udalosti, je videt PDF, zmeny i dalsi kroky kolem odeslani. Firma tak nemusi vysvetlovat rozdil mezi prilohami v e-mailech a rucne prejmenovanymi soubory.
Co je na digitalnim protokolu nejdulezitejsi
Nejvetsi prinos digitalniho protokolu neni v tom, ze nahradil papir. Dulezite je, ze spojuje udaje, ktere byly jinde rozdelene mezi formular, fotky, podpisy, poznamky, prilohy a nasledne dohledavani. Technik zapisuje jednou. Kancelar prebira hotovy podklad. Klient dostava srozumitelny vystup.
Pokud si chcete digitalni protokol prohlednout podrobneji, pokracujte na digitalni protokol, vytvoreni protokolu, detail protokolu a offline rezim.
