Máte v archivu stovky bezpečnostních listů, smluv s klienty nebo měsíčních reportů z minulých let. Soubory jsou rozdělené do složek podle klientů a měsíců, jen je potřeba dostat je do aplikace. Po jednom by to byla práce na týdny. Z disku nebo jiného systému je také nemůžete vložit hromadně, protože každý dokument musí vědět, ke kterému klientovi patří, jakého je typu a z kterého období.

V Deratixu přibyla možnost hromadného importu přes ZIP archiv. Soubory zabalíte do jednoho ZIP, nahrajete naráz a aplikace se pokusí sama rozpoznat, kam každý dokument patří. Vy už jen zkontrolujete náhled a potvrdíte import.

Úvodní obrazovka hromadného importu dokumentůDesktop

Kdy to dává smysl

Hromadný import se hodí hlavně tehdy, když máte dokumenty připravené někde jinde a chcete je přenést bez přepisování:

Migrace z jiného systému — když přecházíte do Deratixu a máte stovky souborů rozdělených do složek.
Archiv bezpečnostních listů — všechny karty bezpečnostních údajů k materiálům, které používáte, naráz.
Měsíční reporty od klienta — místo nahrávání 30 souborů za rok stačí jeden ZIP.
Mapy provozoven — když máte složku s půdorysy všech provozoven jednoho klienta.

Pro několik jednotlivých dokumentů je rychlejší nahrát je přímo přes sekci Dokumenty nebo v detailu klienta — tento postup nadále funguje stejně jako dřív. ZIP import je doplněk pro případy, kdy jde o desítky nebo stovky souborů naráz.

Struktura složek rozhodne o přesnosti

Aplikace rozpoznává dokumenty z názvů složek a souborů. Čím lépe máte soubory roztříděné před zabalením do ZIP, tím méně budete muset opravovat v mapování.

Nejpřesnější je struktura podle klienta a období:

muj-archiv.zip
├── ABC s.r.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── mesicni-report.pdf
│   │   └── bl-racumin.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── mesicni-report.pdf
└── XYZ a.s./
    └── 2026-03/
        └── mesicni-report.pdf

Z takové struktury aplikace rozpozná:

Klienta podle názvu složky — porovná ho s vaší databází klientů. Funguje i bez diakritiky, bez právní formy a toleruje překlepy.
Období ve formátu rok-měsíc. Rozumí i zápisům typu „březen 2026” nebo „2026-03” či „03/2026”.
Typ dokumentu podle klíčových slov v názvu: bezpečnostní listy, certifikáty, smlouvy, mapy, pojištění, licence, osvědčení, reporty. Pokud typ nerozpozná, použije „Ostatní” a vy ho v náhledu můžete upravit.

Pokud má klient více provozoven a v cestě je název ulice nebo města, aplikace přiřadí soubor i ke správné provozovně. Vlastní označení složek si zachováte — nic není třeba přepracovávat, stačí zkontrolovat, zda názvy zhruba sedí s tím, co máte v databázi.

Náhled před importem, ne naslepo

Po nahrání ZIP aplikace rozbalí archiv a pro každý soubor připraví návrh mapování: ke kterému klientovi patří, jakého je typu a z kterého období. U každého řádku je barevný indikátor, který ukazuje, jak moc si je aplikace jistá:

Přiřazeno — našla se shoda s klientem a typ je rozpoznán.
Částečně přiřazeno — něco sedí, ale alespoň jedna položka chybí.
Nepřiřazeno — klienta se nepodařilo spárovat, je třeba vybrat ručně.
Duplicita — takový dokument se stejným názvem u klienta už existuje a aplikace ho proto nenahraje.

Karta hromadného importu v sekci IntegraceDesktop

Díky tomu nepotvrdíte import naslepo. Před uložením vidíte seznam souborů se stavem „toto se uloží, toto bude potřeba opravit, toto je už v systému”. Žádné „snad to prošlo” — máte konkrétní obraz toho, co se stane, ještě před kliknutím na Importovat.

Když se systém splete, opravíte to za chvíli

Heuristika funguje dobře na čistých archivech, ale realita bývá pestřejší. Někdo si pojmenoval složku zkratkou, jiný kombinuje více klientů v jedné složce, další nemá rok v názvu. V náhledu můžete přímo upravit přiřazení každého souboru: změnit klienta, provozovnu, typ dokumentu, období i viditelnost. Soubory se dají i přesunout myší mezi klienty.

Z pohledu firmy je toto důležitější než samotná auto-detekce. Aplikace udělá první průchod, vy doplníte zbytek a držíte kontrolu nad tím, jak jsou dokumenty zařazeny.

Hromadný import není jen pro administrátora

S verzí 0.61.0 přibyla samostatná úroveň oprávnění pro správu dokumentů. Manažer, který má tuto úroveň zapnutou, může používat hromadný import i klasické nahrávání a nemusí čekat na administrátora. Předtím bylo všechno v sekci Integrace vázáno pouze na administrátorský přístup.

Toto je nastavení, které si firma řídí sama — komu tuto úroveň dát a komu ne. Existující role a přístupy se nemění, jen přibyla možnost rozšířit je i na další lidi v týmu.

Praktický příklad: archiv z disku za jedno odpoledne

Představte si, že přebíráte agendu po kolegovi. Na disku má složku Dokumenty 2024-2025 a v ní 14 podsložek pojmenovaných po klientech. V každé z nich jsou měsíční reporty, některé bezpečnostní listy a v pár případech i půdorys provozovny.

Zabalíte celou složku do ZIP, otevřete v Deratixu sekci Integrace a kliknete na kartu ZIP import. ZIP nahrajete, aplikace ho rozbalí a po pár sekundách máte před sebou 240 řádků s návrhem mapování.

Většina je zelená — klienti se spárovali, typy sedí, období také. Asi 30 řádků je oranžových — u nich je třeba doplnit období nebo zkontrolovat klienta. Pár souborů je žlutých s označením „duplicita” — ty už máte v systému, aplikace je nepřepíše. Projdete oranžové, opravíte co je třeba, potvrdíte import.

Po pár minutách máte v aplikaci připravený archiv, který by ručně trval dny.