Plán servisních výjezdů v DDD firmě není obyčejný seznam termínů. Každý termín má klienta, provozovnu, technika, typ práce a výsledek, který se později musí dostat do protokolu. Pokud se tyto údaje rozejdou mezi aplikací, kalendářem a interními poznámkami, tým ztrácí čas slaďováním toho, kdo má kam jet a co má na místě udělat.
Do Deratixu proto přibyla možnost plánovat protokoly přímo v kalendáři a podle potřeby je propojit s Google Kalendářem. Kancelář připraví zásah v Deratixu, technik dostane rozpracovaný protokol a plán se může zapsat i do kalendáře, který firma nebo konkrétní technik používá při běžné práci.
Plán se mění v připravený protokol
Při plánování nejde jen o uložení času do kalendáře. V Deratixu vyberete klienta, provozovnu, datum, technika, časové rozpětí a typ práce. Můžete doplnit i interní pokyn pro technika, který zůstává viditelný pro tým.
Po uložení vznikne rozpracovaný protokol s budoucím termínem a štítkem Naplánovaný. Technik ho později otevře jako běžný protokol, doplní výsledek práce, fotky, podpisy a odešle ho standardním postupem. Kancelář tak nepřipravuje jen připomínku, ale rovnou pracovní záznam, na který technik v terénu naváže.
Týmový přehled pro kancelář i vedoucí
Kalendář protokolů je druhé zobrazení historie protokolů. Pracuje tedy se stejnými záznamy, jen je ukazuje podle času a techniků. To je důležité hlavně při plánování více lidí najednou, kdy nestačí vědět, že zásah existuje. Potřebujete vidět i to, komu patří a kde je ještě volný prostor.
K dispozici je více pohledů podle toho, jak právě plánujete:
- Týmový týden ukáže techniky vedle sebe a pomáhá rozdělit práci v nejbližších dnech.
- Denní přehled se hodí, když řešíte konkrétní den a přesný čas.
- Agenda zobrazí protokoly jako čitelný seznam seřazený podle dní.
- Měsíční přehled pomůže při kontrole delšího období.
Na počítači lze rozpracované protokoly přesouvat myší na jiný termín nebo k jinému technikovi. Protokoly na kontrole, odeslané nebo zrušené zůstávají v kalendáři dostupné ke čtení, aby se hotová evidence neměnila neúmyslně během plánování.
Google Kalendář se přizpůsobí práci firmy
Synchronizace s Google Kalendářem není postavena na jednom pevném modelu. Správce si může vybrat, zda se protokoly zapisují do jednoho firemního kalendáře, do kalendářů jednotlivých techniků, nebo najednou do firemního i technického kalendáře.
Pokud firma používá centrální plán pro kancelář, stačí firemní kalendář. Pokud technici řídí svůj den samostatněji, dává smysl posílat jim přidělené zásahy do jejich technických kalendářů. U většího týmu může být praktická kombinace obojího: kancelář má společný pohled a technik má svůj denní plán při sobě.
Důležité je i osobní připojení technika. Pokud to správce povolí, technik si může ve svých nastaveních připojit vlastní Google Kalendář a vybrat, kam se mají zapisovat jeho přidělené zásahy. Kancelář tedy dál plánuje práci v Deratixu, ale technik vidí svůj den i v kalendáři, který běžně používá.
Takové nastavení je užitečné i do budoucna. Firma může začít jednoduchým firemním kalendářem a později přejít na kalendáře techniků nebo kombinovaný model, aniž by musela měnit způsob vytváření protokolů.
Termíny zůstávají součástí pracovního toku
Při plánování se často mění čas, technik nebo pořadí návštěv. Proto kalendář nefunguje jen jako pasivní přehled. U rozpracovaných protokolů umíte upravit termín, časové rozpětí i technika, pokud máte na takovou změnu oprávnění.
Zároveň zůstává jasné, co je plán a co už je výsledek práce. Naplánovaný protokol je předpřipravený záznam. Práce se potvrdí až dokončením a odesláním protokolu. To pomáhá udržet pořádek mezi tím, co je ještě v plánu, co je rozpracované a co je už předáno klientovi.
Následné zásahy se dostanou zpět do plánu
Při dokončení protokolu může vzniknout potřeba další kontroly nebo navazujícího zásahu. Deratix umí po odeslání připravit nový navazující protokol se správným klientem, termínem, technikem a typem práce.
Pro servisní tým je to praktický rozdíl. Opakovaná kontrola nezůstane jen jako poznámka u hotového protokolu. Dostane se do pracovního plánu, kde ji kancelář a technici vidí spolu s ostatními zásahy.
Jak to vypadá v běžném dni
Kancelář ráno otevře týmový týden a vidí, kteří technici mají naplánované výjezdy. U nového klienta vybere provozovnu, čas, typ práce a technika. Deratix připraví rozpracovaný protokol a podle nastavení firmy ho zapíše i do Google Kalendáře.
Technik si během dne otevře svůj plán, přejde na detail zásahu a pokračuje v připraveném protokolu. Na místě doplní skutečný průběh práce, fotky a podpisy. Pokud při zásahu vznikne potřeba další kontroly, může se rovnou připravit jako další protokol.
Výsledkem je souvislejší pracovní tok: plán, protokol, kalendář technika i následný zásah na sebe navazují.
Pokud si chcete prohlédnout, kam tato novinka zapadá v širším procesu, pokračujte na digitální protokol, kalendář protokolů, historii protokolů a vytvoření protokolu.
