Hromadný import dokumentů (ZIP)

Máte v archivu roky starých bezpečnostních listů, smluv s klienty a map provozoven? Místo nahrávání jeden po druhém zabalte celou složku do ZIP a aplikace ji zpracuje naráz. Rozpozná, ke kterému klientovi soubor patří, jakého je typu a z kterého období.

Import dokumentů - úvodní obrazovkaDesktop

Kdy to využijete

• Migrace z jiného systému — máte stovky souborů seřazených ve složkách
• Archiv bezpečnostních listů — všechny karty bezpečnostních údajů k materiálům naráz
• Měsíční reporty od klienta — nahrát jeden ZIP místo 30 souborů
• Mapy provozoven — když máte složku s mapami všech provozoven klienta

Tip: Pokud máte jen pár souborů, je rychlejší je nahrát přímo přes Dokumenty nebo v detailu klienta/materiálu.

Přístup

• 🖥️ Desktop: V levém panelu Integrace → karta ZIP import → Importovat
• 📱 Mobile: Ve spodní liště Více → Integrace → karta ZIP import → Importovat

Poznámka: Funkce vyžaduje oprávnění ke správě dokumentů a připojení k internetu. Pokud ji nevidíte, kontaktujte správce.

Jak připravit ZIP soubor

Aplikace se pokusí rozpoznat dokumenty z názvů složek a souborů. Čím organizovaněji máte soubory v ZIP, tím méně budete muset opravovat při mapování.

Doporučená struktura

Podle klienta a období (nejpřesnější)

muj-archiv.zip
├── ABC s.r.o./
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── mesicni-report.pdf
│   │   └── kontrola-pasti.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── mesicni-report.pdf
└── XYZ a.s./
    └── 2026-03/
        └── mesicni-report.pdf

Aplikace rozpozná:

• Klienta podle názvu složky (porovná s vaší databází klientů)
• Období ve formátu YYYY-MM (např. 2026-03)
• Typ dokumentu podle klíčových slov v názvu

Podle typu dokumentů

muj-archiv.zip
├── Bezpecnostni listy/
│   ├── racumin-pasta-bl.pdf
│   └── ratimor-blocks-bl.pdf
├── Certifikaty/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Smlouvy/
    └── abc-sro-smlouva-2025.pdf

Kombinovaná

muj-archiv.zip
└── ABC s.r.o./
    ├── Praha/
    │   ├── mapa-provozovny.pdf
    │   └── 2026-03-report.pdf
    └── Brno/
        └── mapa-provozovny.pdf

Aplikace rozpozná i provozovnu klienta (pokud má klient více adres).

Co aplikace umí automaticky rozpoznat

Typ dokumentu

Podle klíčových slov v názvu složky nebo souboru:

Poznámka: Pokud aplikace nerozpozná typ, použije Ostatní — můžete ho před importem změnit.

Období (měsíc a rok)

Podporované formáty v názvu složky nebo souboru:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• leden 2026, january 2026, jan 2026
• březen 2026, march 2026, mar 2026

Diakritika není povinná — březen i brezen fungují stejně.

Klient

Aplikace hledá shody s názvy v databázi klientů:

• Přesná shoda — ABC s.r.o. v ZIP najde ABC s.r.o. v databázi
• Bez diakritiky — Becova najde Bečová s.r.o.
• Bez právní formy — ABC najde ABC s.r.o.
• Tolerance překlepů — při shodě alespoň 50 % znaků

Provozovna

Pokud má klient více provozoven a název složky se shoduje s ulicí nebo městem provozovny, aplikace ji přiřadí automaticky.

Omezení

Tip: Pokud máte příliš velký archiv, rozdělte ho podle let nebo klientů a nahrajte ve více dávkách.

Co aplikace ignoruje

• Skryté soubory (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Složky __MACOSX, .git, .svn
• Symbolické odkazy
• Soubory s nepodporovaným formátem (např. .zip v ZIP, .exe, .txt)

Krok 1: Nahrání ZIP souboru

1. Otevřete stránku Integrace a klikněte na tlačítko Importovat v kartě ZIP import
2. Přetáhněte ZIP soubor do vyznačené zóny nebo klikněte a vyberte ho
3. Aplikace ověří:
   • Zda je soubor platný ZIP archiv
   • Zda nepřesahuje 100 MB
   • Zda neobsahuje nebezpečný obsah

Pokud validace projde, aplikace zahájí analýzu.

Krok 2: Analýza struktury

Během analýzy aplikace:

• Rozbalí ZIP do dočasné složky
• Projde každý soubor a pokusí se rozpoznat klienta, typ, období a provozovnu
• Zkontroluje, zda už neexistuje stejnojmenný dokument u stejného klienta (duplicita)

Při stovkách souborů může analýza trvat desítky sekund. Stránku neopouštějte.

Krok 3: Mapování dokumentů

Po analýze se zobrazí přehled seřazený podle klienta a období.

Stavy souborů

Štítek zobrazuje i procento jistoty rozpoznání.

Hierarchické zobrazení

Soubory jsou seskupeny:

1. Podle klienta — kliknutím na jméno klienta sbalíte/rozbalíte všechny jeho soubory
2. Podle období v rámci klienta — pro rychlou orientaci

Nepřiřazené soubory najdete pod hlavičkou Bez klienta.

Editace jednoho dokumentu

U každého souboru můžete upravit:

Přes Pokročilá nastavení otevřete:

• Viditelné na portálu — klient uvidí dokument ve svém portálu
• Platnost od / do — pro dokumenty s expirací (BL, certifikáty)
• Přístupné pro role — když zvolíte viditelnost „Role”
• Poznámky — interní komentář

Tip: Tlačítko Reset vrátí hodnoty, které aplikace automaticky navrhla.

Drag & Drop — přesun mezi klienty

Soubor můžete přetáhnout za úchyt vlevo (⋮⋮) a přesunout do skupiny jiného klienta nebo jiného období. Po přesunu se pole Klient nebo Období automaticky aktualizuje a aplikace vás upozorní.

Hromadné akce

• Hledání — filtr podle názvu souboru nebo klienta
• Importovat vybrané / Přeskočit vybrané — rychlá úprava všech zaškrtnutých řádků
• Zaškrtávací políčka — vyberte soubory, na které se hromadná akce použije

Řešení duplicit

Pokud má soubor stav Duplicita, máte tři možnosti:

Pozor: Při Přepsat se původní soubor ztratí (včetně odkazů v protokolech). Pokud si nejste jisti, použijte raději Importovat a duplicitu vyřešte později v Dokumentech.

Soubory bez klienta

Pokud aplikace nedokáže přiřadit klienta a vy ho nenastavíte ručně, dokument se uloží pod váš profil. Hodí se to například pro vaše osobní certifikáty nebo licence. Před importem vás aplikace upozorní seznamem takových souborů a žádá potvrzení.

Krok 4: Spuštění importu

V dolní liště vidíte souhrn:

• Vybráno — kolik souborů je zaškrtnutých
• K importu — kolik se nahraje jako nové
• K přepsání — kolik přepíše existující
• Přeskočeno — kolik se neimportuje
• Bez klienta — kolik se uloží pod váš profil

Po kliknutí na Importovat X dokumentů aplikace:

1. Požádá o potvrzení
2. Zpracovává soubory v dávkách po 10 — vidíte průběh v procentech i počty (Nahráno / Přepsáno / Přeskočeno)
3. Po dokončení zobrazí souhrn s případnými chybami

Tip: Při větších importech nezavírejte stránku, dokud se import nedokončí.

Po importu

• Dokumenty najdete v Dokumentech a v detailu klienta/materiálu
• Akce se zaznamená do auditu (kdo, kdy, kolik souborů)
• Pokud jste některé soubory označili jako Viditelné na portálu, klient je okamžitě uvidí

Nejčastější chyby při importu

Tipy pro úspěšný import

Tip 1: Před prvním velkým importem zkuste 5-10 souborů, abyste viděli, jak aplikace rozpoznává strukturu.

Tip 2: Diakritiku v názvech složek nemusíte odstraňovat — aplikace si poradí s Bečová i Becova.

Tip 3: Pokud importujete bezpečnostní listy, použijte složku Bezpecnostni listy jako kořenovou — všechny soubory dostanou správný typ.

Tip 4: Pro měsíční reporty pojmenujte složky ve formátu YYYY-MM (např. 2026-03) — aplikace automaticky přiřadí období.

Tip 5: Při pochybnostech použijte Reset — vrátí automaticky navržené hodnoty.

Související stránky

• Přehled integrací — další způsoby importu
• Správa dokumentů — kde se importované dokumenty uloží
• Databáze klientů — aby aplikace rozpoznala klienta, musí existovat v databázi