Google Calendar
Pokud vaše firma používá Google Kalendář k plánování práce, Deratix umí zapisovat plánované protokoly i do Google kalendářů. Kancelář tak dál plánuje zásahy v Deratixu, ale termíny se mohou zobrazit i ve firemním kalendáři nebo v kalendářích techniků.
Kdy synchronizaci použít
Synchronizace se hodí hlavně tehdy, když:
- kancelář plánuje výjezdy v kalendáři protokolů,
- technici sledují svůj den v Google Kalendáři,
- firma chce mít společný přehled v jednom firemním kalendáři,
- potřebujete, aby se plánovaný protokol dostal do pracovního dne technika bez ručního přepisování.
Poznámka: Synchronizace je volitelná. Pokud Google Calendar nepoužíváte, plánování protokolů v Deratixu funguje i bez ní.
Připojení firemního účtu Google
Správce nejdřív připojí účet Google, ze kterého se budou používat dostupné kalendáře. Po připojení vybere cílový firemní kalendář nebo kalendáře přiřazené technikům.
Při odpojení účtu se můžete rozhodnout, zda události vytvořené Deratixem zůstanou v Google kalendáři, nebo se mají odstranit ještě před odpojením.
Kam se mají protokoly synchronizovat
V nastavení Kam synchronizovat protokoly vyberete jeden z režimů:
| Režim | Kdy ho použít |
|---|---|
| Pouze firemní kalendář | Firma chce jeden společný kalendář pro plán zásahů |
| Pouze kalendáře techniků | Každý technik má mít své přidělené zásahy ve vlastním kalendáři |
| Firemní i kalendáře techniků | Kancelář potřebuje společný přehled a technici zároveň vlastní denní plán |
Pokud vyberete režim s kalendáři techniků, nastavíte kalendář pro jednotlivé techniky. U technika vidíte, zda je použit firemní účet Google, nebo osobní účet Google technika.
Osobní Google kalendář technika
Pokud správce zapne možnost Povolit technikům osobní Google kalendář, technik si může ve svých nastaveních připojit vlastní účet Google a vybrat kalendář pro své přidělené protokoly.
Technik najde tuto možnost v Moje nastavení → Integrace. Pokud správce osobní kalendáře nepovolil, technik uvidí vysvětlení, že osobní Google kalendář není dostupný kvůli firemnímu nastavení.
Toto nastavení je praktické tehdy, když technici už běžně používají vlastní Google Kalendář a nechcete jim měnit způsob, jakým sledují svůj den.
Které protokoly se zapisují
Deratix synchronizuje plánované protokoly podle pravidel firmy. Správce může nastavit, zda se mají zapisovat i rozpracované protokoly a protokoly na kontrole.
K dispozici jsou i pravidla pro ukončené stavy:
- u odeslaného protokolu můžete událost ponechat, označit jako dokončenou nebo odstranit,
- u zrušeného protokolu můžete událost ponechat, označit jako zrušenou nebo odstranit,
- do události lze zahrnout i interní pokyn pro technika z plánování.
Po připojení účtu můžete doplnit budoucí protokoly do kalendáře zpětně a spustit kontrolu, zda se události v Google Kalendáři mezitím nezměnily.
Na co si dát pozor
- Synchronizace vyžaduje aktivní připojení účtu Google a vybraný cílový kalendář.
- Pokud technik nemá nastavený kalendář, chování závisí na zvoleném režimu a pravidlech firmy.
- Změny pravidel nejdřív uložte. Až potom spouštějte ruční doplnění nebo kontrolu kalendáře.
- Přístup k těmto nastavením závisí na vašich oprávněních nastavených správcem.
Související témata
- Kalendář protokolů — plánování zásahů v Deratixu
- Následné zásahy a kontroly — vytvoření navazujícího protokolu po odeslání
- Přehled integrací — další integrace v Deratixu