Vytvoření protokolu

Tato příručka vás provede vytvořením nového servisního protokolu. Pro práci bez internetového připojení si přečtěte Offline mode. Informace o správě klientů najdete v Client database.

Formulář nového protokoluDesktop

Přístup k formuláři

Formulář pro nový protokol otevřete:

• 🖥️ Desktop: V levém panelu klikněte na Nový protokol
• 📱 Mobile: Ve spodní liště klepněte na ikonu +

Další možnosti:

• Z Dashboardu kliknutím na kartu Nový protokol
• Z detailu klienta tlačítkem Nový protokol
• Ze sekce Nejbližší klienti na dashboardu

Struktura formuláře

Formulář protokolu je rozdělen do sekcí. Některé sekce mohou být skryté podle nastavení vaší organizace.

1. Údaje klienta

Sekce výběru klientaDesktop

Výběr klienta:

• Vyhledejte klienta zadáním názvu, IČO nebo adresy
• Klikněte na položku v seznamu pro výběr
• Po výběru se zobrazí údaje klienta (název, IČO, DIČ, DIČ DPH) v informační kartě
• Pokud klient neexistuje, klikněte na Nový klient pro vytvoření přímo z formuláře
• Klienty můžete také hromadně naplnit přes import z účetního systému
• Tlačítko Podle polohy vyhledá nejbližší klienty podle vaší GPS polohy

Výběr provozovny:

• Po výběru klienta se zobrazí jeho výchozí provozovna
• Pokud má klient více provozoven, můžete vybrat jinou z rozbalovacího seznamu
• Tlačítkem Přidat provozovnu můžete vytvořit novou provozovnu přímo z formuláře

Kontaktní údaje:

• Kontaktní osoba, e-mail a telefon se předvyplní z vybrané provozovny
• Můžete je upravit pro tento konkrétní protokol
• Tlačítko Uložit k adrese aktualizuje kontaktní údaje na provozovně klienta
• Tlačítko Načíst z adresy načte původní údaje z provozovny

2. Detaily práce

Sekce detailů práceDesktop

Dostupné typy práce závisí na nastavení vaší organizace a mohou zahrnovat:

• Deratizace
• Dezinsekce
• Dezinfekce
• Fumigace
• Ochranná dezinsekce
• A další podle konfigurace

3. Technici

Sekce technikůDesktop

• Hlavní technik — automaticky předvyplněný přihlášený uživatel
• Další technici — můžete přidat spolupracující techniky kliknutím na + Přidat technika

4. Škůdci

Sekce škůdcůDesktop

Zaznamenejte nalezené škůdce:

1. Klikněte na + Přidat škůdce
2. Vyberte druh škůdce z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Volitelně uveďte bližší specifikaci
4. Volitelně zadejte počet/intenzitu

5. Použité materiály

Sekce materiálůDesktop

Zaznamenejte použité přípravky:

1. Klikněte na + Přidat materiál
2. Vyberte materiál z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadejte množství
4. Volitelně uveďte koncentraci

6. Instalace

Sekce instalacíDesktop

Zaznamenejte nainstalovaná zařízení:

1. Klikněte na + Přidat instalaci
2. Vyberte typ zařízení z číselníku (spravujete v Codebooks overview)
3. Zadejte počet

7. Fotodokumentace

Sekce fotodokumentaceDesktop

Přidejte fotografie z místa výkonu:

1. Klikněte na Vyfotit nebo Z galerie
2. Vyberte fotografii z galerie nebo pořiďte novou
3. Volitelně přidejte popis
4. Fotky se automaticky optimalizují na menší velikost

Tip: Na mobilních zařízeních můžete pořizovat fotky přímo z aplikace pomocí kamery.

8. Nedostatky

Sekce nedostatkůDesktop

Zaznamenejte zjištěné nedostatky v kategoriích:

• Organizační nedostatky — problémy s organizací práce
• Stavební nedostatky — závady na budově
• Hygienické nedostatky — nedostatky v hygieně

Pro každou kategorii můžete:

• Přepnout přepínač pro označení, že nedostatek existuje
• Přidat popis
• Přiložit fotografie

Volitelně můžete označit, zda jde o pojistnou událost.

9. Doplňující informace

Sekce doplňujících informacíDesktop

Volitelně můžete označit Dočasné systémové skladování a Pojistnou událost.

10. Doporučení

Sekce doporučeníDesktop

Vyberte doporučení pro klienta z předdefinovaného seznamu:

1. Klikněte na doporučení pro jeho přidání
2. Text doporučení můžete upravit
3. Doporučení se zobrazí v PDF protokolu

Tip: Doporučení se filtrují podle zvoleného typu a podtypu práce.

11. Poznámky

Sekce poznámek

• Poznámky — poznámky zobrazené v protokolu pro klienta
• Podporovaný je základní formátovaný text (tučné, kurzíva)

12. Podpisy

Sekce podpisůDesktop

Podpis zákazníka

1. Klikněte na pole podpisu zákazníka
2. Otevře se dialog pro podpis na celou obrazovku
3. Zákazník se podepíše prstem nebo stylusem
4. Potvrdí tlačítkem Potvrdit

Podpis technika

1. Klikněte na pole podpisu technika
2. Podepište se podobným způsobem
3. Jméno technika je automaticky předvyplněné

Poznámka: Požadavky na podpisy (zda jsou povinné, varování nebo nepovinné) závisí na nastavení vaší organizace. Při uložení bez podpisů se může zobrazit upozornění.

Odeslání protokolu

Po vyplnění všech potřebných údajů máte ve spodní části formuláře k dispozici akční tlačítka. Jejich dostupnost závisí na nastavení vaší organizace:

Pokud organizace používá kontrolní proces

Pokud organizace nepoužívá kontrolní proces

Varování před odesláním

Pokud protokol obsahuje neúplné údaje, zobrazí se dialog s upozorněními. Závažnost upozornění závisí na nastavení vaší organizace:

• Varování (žluté) — informuje o chybějícím údaji, ale můžete pokračovat tlačítkem Pokračovat přesto
• Povinný údaj (červené) — blokuje odeslání, dokud údaj nedoplníte. Tlačítko pro pokračování není dostupné

Příklady upozornění:

• Chybějící podpis klienta nebo technika
• Prázdná sekce škůdců nebo materiálů
• Chybějící kontaktní osoba
• Chybějící fotografie nebo doporučení

Kliknutím na Vrátit se a doplnit se vrátíte do formuláře pro doplnění údajů.

Výběr příjemců e-mailu

Po odeslání protokolu se může zobrazit dialog pro výběr příjemců e-mailu (podle nastavení notifikací):

• E-mail klienta
• E-mail provozovny
• Další e-mailové adresy
• Nikomu neposílat

Po úspěšném odeslání budete přesměrováni na detail protokolu.

Automatické ukládání (Koncepty)

Formulář automaticky ukládá rozpracovaný protokol jako koncept (draft):

• Automatické ukládání každých několik sekund po změně
• Stav ukládání vidíte v horní části formuláře
• Koncepty jsou uložené lokálně ve vašem zařízení

Práce s koncepty:

• Na boční straně formuláře (desktop) nebo v horní části (mobil) vidíte seznam konceptů
• Kliknutím přepnete mezi koncepty
• Koncept můžete smazat kliknutím na ikonu koše
• Limit konceptů je 5

Offline režim

Protokoly můžete vytvářet i bez připojení k internetu. Více informací najdete v dokumentaci offline režimu.

• Formulář funguje stejně jako online
• Po uložení se protokol uloží lokálně
• Po obnovení připojení se automaticky synchronizuje na server
• Na dashboardu vidíte počet čekajících protokolů
• Synchronizované protokoly najdete v historii protokolů

Důležité: V offline režimu pracujete pouze s již synchronizovanými klienty a číselníky.

GPS poloha

Aplikace automaticky zaznamenává GPS polohu:

• Začátek — při otevření formuláře
• Konec — při uložení protokolu
• Synchronizace — při synchronizaci offline protokolu

Polohy jsou uložené v protokolu pro účely evidence.

Chybové hlášky

Pokud se vyskytne chyba při ukládání:

• Chybějící povinná pole jsou zvýrazněná červeně
• Chybové hlášky se zobrazí pod příslušným polem
• Na mobilu se zobrazí toast notifikace
• Opravte chyby a zkuste uložit znovu

Tipy pro efektivní práci

Tip: Používejte GPS funkci na dashboardu pro rychlý výběr klienta podle polohy.

Tip: Před výjezdem zkontrolujte, zda máte synchronizované aktuální údaje klientů.

Tip: Fotky pořizujte přímo z aplikace — automaticky se optimalizují a přiřadí k protokolu.

Tip: Pokud často používáte stejné materiály nebo doporučení, požádejte administrátora o jejich přidání do číselníků.