Detail protokolu

Zde najdete všechny údaje protokolu — od informací o klientovi přes provedené práce až po časovou osu změn a možnost stáhnout PDF.

Detail protokoluDesktop

Přístup k detailu

Detail protokolu otevřete:

• Kliknutím na řádek v historii protokolů
• Kliknutím na číslo protokolu v seznamu
• Přímým odkazem (URL obsahuje ID protokolu)

Hlavička

V horní části stránky najdete:

• Číslo protokolu — jedinečný identifikátor protokolu
• Stav protokolu — barevný štítek (viz níže)
• Štítek revize — pokud byl protokol znovu otevřen, zobrazí se Rev. 1, Rev. 2 atd.
• Štítek zámku — pokud protokol právě někdo upravuje, uvidíte Upravuje se (kolega) nebo Editujete vy (vy)
• Název klienta — pro rychlou orientaci
• Tlačítko zpět — návrat do historie protokolů

Poznámka k zámkům: Aplikace zabraňuje, aby více uživatelů upravovalo stejný protokol současně. Pokud vidíte Upravuje se, počkejte, až kolega skončí, nebo ho kontaktujte.

Stav protokolu

Každý protokol má stav, který informuje, v jaké fázi se nachází:

Tip: Stav Vrácený se zobrazí jen tehdy, když je protokol rozpracovaný a poslední akcí bylo vrácení z kontroly. Vidíte ho v hlavičce i v seznamu protokolů.

Průběh životního cyklu

Průběh závisí na nastavení procesu protokolu ve vaší organizaci. Správce ho konfiguruje v nastavení protokolu.

Bez procesu (přímé odeslání)

Nejjednodušší nastavení. Technik vyplní formulář a jedním kliknutím odešle protokol klientovi.

1. Technik vyplní formulář
2. Klikne Odeslat → protokol je Odeslaný (finální)
3. PDF se vygeneruje a odešle klientovi e-mailem

Žádné mezikroky, žádná kontrola. Vhodné, pokud pracujete sami nebo nepotřebujete schvalování.

S volitelnou kontrolou

Technik může protokol uložit, vrátit se k němu později a rozhodnout se, zda ho odešle přímo, nebo nechá zkontrolovat.

1. Technik vyplní formulář
2. Klikne Uložit → protokol je Rozpracovaný
3. Technik se může kdykoli vrátit, upravit a potom:
   • Klikne Odeslat → protokol je Odeslaný (finální)

Nadřízený vidí rozpracované protokoly a může je zkontrolovat nebo odeslat.

S povinnou kontrolou

Technik musí každý protokol předat ke kontrole. Odeslat klientovi ho může jen nadřízený.

1. Technik vyplní formulář
2. Klikne Uložit → protokol je Rozpracovaný
3. Když je formulář kompletní, klikne Ke kontrole → protokol je Na kontrole
4. Nadřízený zkontroluje protokol:
   • Pokud je v pořádku → klikne Odeslat → protokol je Odeslaný (finální)
   • Pokud potřebuje opravu → vrátí ho technikovi → protokol je Vrácený
5. Technik opraví a znovu předá Ke kontrole
6. Po schválení nadřízený odešle → Odeslaný

Uzavření bez e-mailu klientovi

Pokud klient protokol e-mailem nepotřebuje, například si ho stáhne v klientském portálu, v dialogu výběru příjemců nevyberte žádnou adresu a klikněte na Uzavřít bez e-mailu klientovi.

• Protokol bude Odeslaný a vytvoří se PDF. Klient e-mail nedostane.
• V záhlaví protokolu se zobrazí označení Bez e-mailu klientovi, v historii změn řádek Uzavřen bez e-mailu klientovi a u pole E-mail poznámka E-mail klientovi neodešel.
• Interní kopie se odešle podle nastavení firmy a uvede, že klient e-mail nedostal.
• Protokol můžete klientovi poslat později přes Znovu odeslat PDF. Označení pak zmizí.

Pokud se e-mail klientovi při odeslání nepodařilo doručit, u pole E-mail se zobrazí poznámka Doručení e-mailu klientovi není potvrzeno.

Příprava protokolů manažerem

Pokud je tato možnost zapnutá, manažer může vytvořit základ protokolu ještě před zásahem:

1. Manažer vytvoří protokol a vyplní známé údaje (klient, adresa, typ práce)
2. Přiřadí protokol technikovi
3. Technik doplní v terénu chybějící údaje (materiály, fotky, podpisy)
4. Pokračuje podle nastaveného režimu kontroly (odešle přímo nebo předá ke kontrole)

Znovuotevření odeslaného protokolu

Pokud je tato možnost zapnutá, nadřízený může otevřít již odeslaný protokol k opravě:

1. Nadřízený otevře odeslaný protokol
2. Klikne Znovu otevřít — zobrazí se potvrzovací dialog
3. Volitelně vyplní pole Důvod znovuotevření (např. „oprava množství materiálu”, „doplnění podpisu”)
4. Potvrdí akci — protokol se vrátí do stavu Rozpracovaný
5. Po opravě prochází znovu procesem kontroly a odeslání
6. Číslo revize se automaticky zvýší — při dalším odeslání se zobrazí štítek Rev. 1, Rev. 2 atd.

Poznámka: Klienta a provozovnu v revizi nelze změnit — revize opravuje protokol téhož klienta. Pro jiného klienta vytvořte nový protokol.

Tip: Důvod znovuotevření je volitelný, ale doporučujeme ho vyplnit — pomáhá kolegům (a vám později) pochopit, proč byl protokol upraven.

Každé znovuotevření je zaznamenané v časové ose a původní verze zůstává v historii. U revizí se povinné podpisy mění na varování — nejsou nutné, abyste protokol mohli znovu odeslat, pokud jste podpisy měli již z prvního odeslání.

Změna čekající v zařízení

Pokud jste protokol upravili bez připojení, v horní části detailu uvidíte pruh se stavem vaší změny:

• Změna čeká na odeslání — uloží se sama po připojení; tlačítkem Otevřít změnu ji můžete ještě upravit
• Změna se právě odesílá… — počkejte, než se uloží
• Uloženo – připraveno k odeslání — změna je uložená; protokol odešlete tlačítkem Odeslat (vyberete e-mailové adresy) nebo ho předáte Ke kontrole; Zavřít připomínku skryje
• Protokol se mezitím změnil — někdo jiný uložil novější verzi; Otevřít moji změnu ukáže rozdíly a rozhodnete, kterou verzi ponechat, nebo Zahodit moji změnu
• Změnu nelze uložit — např. protokol byl mezitím odeslán nebo zrušen; změnu otevřete nebo zahoďte
• Změnu se nepodařilo odeslat — Zkusit znovu

Dokud se změna neuloží, horní tlačítka Odeslat a Ke kontrole jsou neaktivní — odeslala by protokol bez vaší změny.

Více v návodu Offline režim.

Akce s protokolem

Zobrazit PDF

Kliknutím na tlačítko Zobrazit PDF otevřete protokol v prohlížeči PDF přímo v aplikaci. Prohlížeč podporuje:

• Přiblížení a oddálení
• Listování stránkami
• Stažení do zařízení

Stáhnout PDF

Tlačítko Stáhnout PDF uloží soubor přímo do vašeho zařízení. Název souboru odpovídá číslu protokolu.

Sdílet

Tlačítko Sdílet otevře nativní nabídku sdílení vašeho zařízení. Můžete sdílet:

• Přes e-mail
• Přes messenger aplikace
• Uložením do souborů
• Jinou nainstalovanou aplikací

Poznámka: Funkce sdílení závisí na možnostech vašeho zařízení a prohlížeče.

Znovu odeslat PDF

Pokud potřebujete protokol znovu odeslat na e-mail:

1. Klikněte na Znovu odeslat PDF
2. V dialogu vyberte příjemce:
   • E-mail z adresy klienta
   • E-mail klienta (firemní)
   • E-mail administrátora/manažera
   • Vlastní e-mailová adresa
3. Klikněte na Odeslat

Můžete vybrat více příjemců najednou.

Smazání protokolu

Pokud máte oprávnění mazat protokoly:

1. Klikněte na Smazat (ikona koše)
2. Potvrďte akci v dialogu

Upozornění: Smazání protokolu je nevratná akce. Smazaný protokol není možné obnovit.

Časová osa

Pod hlavičkou protokolu najdete časovou osu — chronologický přehled všech událostí a změn od vytvoření protokolu.

Časová osa protokoluDesktop

Typy událostí

Co najdete v detailu události

U každé události vidíte:

• Datum a čas — kdy se událost stala
• Kdo — jméno uživatele, který akci provedl
• Změněné sekce — barevné štítky ukazující, ve kterých sekcích nastaly změny (např. Materiály, Škůdci, Fotky)

Kliknutím na Detail změn rozbalíte podrobný přehled změn:

• U textových polí vidíte původní a novou hodnotu
• U seznamů (materiály, škůdci) vidíte přidané, odebrané nebo změněné položky
• U fotografií vidíte náhledy přidaných nebo odebraných fotek

Co vidí klient v portálu

Klient v klientském portálu vidí zkrácenou časovou osu:

• vytvoření, podpisy, odeslání s číslem revize, otevření k opravě s důvodem a zrušení,
• změny po prvním podpisu nebo odeslání — jen názvy sekcí, které klient vidí v detailu nebo v PDF, bez původních a nových hodnot (ty má v dodatku PDF).

Kolo kontroly (předání ke kontrole, vrácení k přepracování), změny přiřazení technika, související protokoly, faktury, dobropisy, adresy příjemců ani interní údaje protokolu (plánovací poznámka, stav fakturace) klient nevidí. Které sekce klient dostane, určují nastavení sekcí.

Časová osa protokolu v klientském portáluDesktop

Upozornění na neplatné podpisy

Pokud byly po podepsání protokolu provedeny změny v údajích, aplikace vás na to upozorní dvěma způsoby:

1. Žlutý banner v horní části detailu

Nad protokolem se objeví výrazný banner „Podpis již neodpovídá aktuálnímu stavu protokolu”. Banner ukazuje:

• Které podpisy ztratily platnost — klient, technik nebo oba
• Změněné sekce — barevné štítky s názvy polí, kde nastala změna (např. Materiály, Škůdci, Poznámky)
• Tlačítko „Zobrazit historii změn” — odscrolluje vás přímo do časové osy

2. Událost v časové ose

V časové ose přibude událost Neplatný podpis s detailem, která pole způsobila zneplatnění podpisu.

Co s tím? Otevřete protokol k úpravě (pokud máte oprávnění) a podepište se znovu — podpisy se obnoví a banner zmizí. Tím potvrdíte, že podpisy odpovídají aktuálním údajům.

Sekce detailu

Detail protokolu je rozdělen do několika sekcí. Zobrazení jednotlivých sekcí závisí na nastavení vaší organizace.

Údaje klienta

• Jméno / Název firmy
• Fakturační adresa (sídlo)
• Kontaktní e-mail a telefon
• IČO, DIČ, DIČ DPH (pokud byly vyplněné)

Místo výkonu

Informace o provozovně, kde se práce vykonala:

• Název provozovny (pokud je jiná než sídlo)
• Adresa výkonu práce
• Kontaktní osoba na místě
• Telefon a e-mail na místo výkonu

Detaily práce

• Datum a čas začátku práce
• Datum a čas konce práce
• Typ práce (např. deratizace, dezinsekce)
• Podtyp práce (např. preventivní kontrola)
• Datum vytvoření protokolu

Tagy

Barevné štítky (tagy) přiřazené k protokolu. Pokud máte oprávnění:

• Můžete přidávat nové tagy kliknutím na +
• Můžete odebírat tagy kliknutím na × u tagu

Poznámka: Dostupnost tagů závisí na vašich oprávněních nastavených správcem.

Technici

• Hlavní technik — zodpovědný za vykonání práce
• Další technici — spolupracující technici (pokud byli uvedeni)

GPS polohy

Pokud protokol obsahuje GPS údaje:

• Začátek práce — poloha při otevření formuláře
• Konec práce — poloha při uložení protokolu
• Synchronizace — poloha při synchronizaci offline protokolu

Polohy zaznamenává technik, kterému je protokol přidělen, a to jen jednou. Úpravy protokolu jinými uživateli (např. kanceláří) je nemění a formulář jim polohu nezjišťuje. Protokol připravený manažerem pro technika nemá polohy, dokud ho technik neuloží.

Kliknutím na souřadnice otevřete polohu v Google Maps.

Škůdci

Seznam nalezených škůdců s údaji:

• Druh škůdce
• Bližší specifikace (pokud byla uvedena)
• Počet/intenzita

Použité materiály

Seznam materiálů použitých při práci:

• Název materiálu
• Množství
• Koncentrace (pokud byla uvedena)

Instalace

Seznam nainstalovaných zařízení:

• Typ zařízení
• Počet kusů

Fotodokumentace

Galerie fotografií z místa výkonu. Kliknutím na fotografii ji zvětšíte. Ve zvětšeném zobrazení můžete:

• Procházet mezi fotografiemi tažením
• Přiblížit detaily
• Zavřít kliknutím mimo obrázek

Nedostatky

Zobrazuje zjištěné nedostatky v kategoriích:

• Organizační nedostatky — problémy s organizací práce
• Stavební nedostatky — závady na budově
• Hygienické nedostatky — nedostatky v hygieně

Pro každou kategorii se zobrazuje:

• Stav (ano/ne/bez nedostatků)
• Popis nedostatku
• Fotografie (pokud byly přiložené)

Doplňující informace

• Uložení dočasného systému
• Pojistná událost
• Počet koncesionářů
• Termín následujícího zásahu
• Termín následující kontroly

Doporučení

Seznam doporučení pro klienta. Každé doporučení obsahuje:

• Název/nadpis
• Text doporučení
• Ilustrační obrázek (pokud byl přiřazen)

Poznámky

Textové poznámky k protokolu zadané technikem.

Offline režim

V offline režimu:

• ✅ Můžete prohlížet protokoly, které byly načtené před odpojením
• ✅ Můžete protokol upravit — změna se uloží po připojení
• ⚠️ PDF a fotky jsou dostupné, jen pokud jste je předtím otevřeli s připojením
• ❌ Sdílení a odesílání e-mailem není možné

Tipy

Tip: Pokud potřebujete rychle najít konkrétní protokol, použijte vyhledávání podle čísla protokolu v historii.

Tip: Při sdílení přes mobil můžete protokol poslat přímo přes WhatsApp nebo jinou messenger aplikaci.

Tip: Tagy vám pomohou kategorizovat protokoly pro pozdější filtrování — například „urgentní”, „reklamace” nebo „VIP klient”.

Tip: Časová osa vám umožní přesně dohledat, kdo a kdy provedl změny v protokolu.