Nastavení protokolu
Záložka Protokol umožňuje konfigurovat číslování protokolů, vzhled PDF dokumentů a proces schvalování.
Přístup
- Otevřete Nastavení (v levém panelu na desktopu nebo přes Více na mobilu)
- Klikněte na záložku Protokol
Číslování protokolů
Každý protokol dostane automaticky přiřazené jedinečné číslo ve formátu PREFIX-ROK-SEKVENCE.
| Pole | Popis | Příklad |
|---|---|---|
| Prefix | Text před číslem protokolu | ”DDD”, “P”, “ABC” |
Příklad číslování:
- Prefix:
DDD→ Číslo protokolu:DDD-2026-000001,DDD-2026-000002, … - Bez prefixu → Číslo protokolu:
2026-000001,2026-000002, …
Rok se doplňuje automaticky podle aktuálního roku. Sekvence se resetuje na začátku každého roku.
PDF šablona
Nastavení vzhledu generovaného PDF dokumentu.
Texty v dokumentu
| Pole | Popis | Kde se zobrazí |
|---|---|---|
| Font | Písmo použité v celém PDF (s náhledem) | Všude v dokumentu |
| Nadpis | Hlavní název dokumentu | Nahoře na první straně |
| Podnadpis | Text pod hlavním nadpisem | Pod nadpisem |
| Text hlavičky | Opakující se text | V hlavičce každé strany |
| Potvrzovací text | Text před podpisy | Nad sekcí podpisů |
| Text paty | Text ve spodní části (max. 36 znaků) | V patě každé strany za datem |
Zobrazení prvků
Přepínače určují, co se zobrazí v PDF:
| Přepínač | Popis |
|---|---|
| Logo firmy | Logo v hlavičce dokumentu |
| IČO / DIČ | Fakturační údaje firmy v hlavičce |
| Banner doporučení | Grafický banner u sekce doporučení |
| Datum vytvoření | Datum a čas vytvoření protokolu |
| Razítko | Razítko firmy u podpisů |
| Datum podpisu | Datum pod podpisy |
Poznámka: Logo a razítko nastavíte v záložce Obecné. Které sekce se zobrazí v PDF, určuje záložka Sekce a viditelnost.
Proces protokolu
Tato sekce určuje, jak protokoly procházejí od vytvoření po odeslání klientovi.
Zapnutí procesu
Přepínač Povolit proces protokolu zapíná stavový průběh:
- Zapnuto — protokoly procházejí stavy: Rozpracovaný → Na kontrole → Odeslaný. Více o stavech najdete v detailu protokolu.
- Vypnuto — protokoly se vytvářejí přímo jako odeslané (jednoduché použití bez kontroly)
Tip: Pokud pracujete sami nebo nepotřebujete kontrolní proces, nechte přepínač vypnutý. Protokoly se budou vytvářet a odesílat jedním krokem.
Režim kontroly
Pokud je proces zapnutý, vyberte režim:
| Režim | Popis |
|---|---|
| Volitelná kontrola | Technik může odeslat protokol přímo klientovi NEBO ho nejprve předat ke kontrole |
| Povinná kontrola | Technik MUSÍ předat protokol ke kontrole. Jen nadřízený ho může odeslat klientovi |
Povinná kontrola je vhodná, pokud chcete zajistit, že každý protokol projde kontrolou kvality předtím, než ho klient dostane.
Příprava protokolů manažerem
Přepínač Příprava protokolů manažerem umožňuje opačný postup:
- Manažer vytvoří protokol a vyplní základní údaje
- Přiřadí ho technikovi
- Technik dokončí protokol v terénu (doplní materiály, fotky, podpisy)
- Předá na kontrolu nebo odešle
Znovuotevření odeslaných protokolů
Přepínač Znovuotevření odeslaných protokolů umožňuje manažerovi znovu otevřít již odeslaný protokol k opravě. Po úpravě se vytvoří nová revize (např. „Rev. 1”).
Poznámka: Znovuotevření je zaznamenané v časové ose protokolu a původní verze zůstává v historii.
Upozornění na neaktivní protokoly
Pokud je proces protokolu zapnutý, můžete nastavit upozornění na protokoly, se kterými se delší dobu nepracovalo:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Rozpracované protokoly (dny) | Po kolika dnech se rozpracovaný protokol označí jako neaktivní |
| Protokoly na kontrole (dny) | Po kolika dnech se protokol čekající na kontrolu označí jako neaktivní |
Neaktivní protokoly jsou vizuálně odlišené v historii protokolů, abyste na ně nezapomněli.
Hodnota 0 znamená, že upozornění jsou vypnutá.
Tipy pro profesionální vzhled
- Font: Vyberte čitelný font — při výběru se zobrazí náhled písma
- Logo: Použijte PNG s transparentním pozadím pro nejlepší výsledek
- Razítko: Kulaté razítko působí profesionálně, doporučujeme PNG s transparentním pozadím
- Nadpis: Stručný a výstižný (např. „Protokol o provedené službě”)
- Pata: Kontaktní údaje nebo webová stránka (max. 36 znaků)
Související témata
- Přehled nastavení — logo, razítko, údaje firmy
- Sekce a viditelnost — které sekce se zobrazí v PDF a validace
- Vytvoření protokolu — jak vytvořit protokol
- Detail protokolu — stavy protokolu a časová osa