Správa dokumentů
Centrální přehled všech dokumentů. Spravujte KBÚ k materiálům, certifikáty techniků, smlouvy s klienty a mapy provozoven.
Přístup
- 🖥️ Desktop: V levém panelu klikněte na Dokumenty
- 📱 Mobile: Ve spodní liště klepněte na Více → Dokumenty
Zobrazení dokumentů
V horní části stránky můžete přepínat mezi dvěma zobrazeními:
| Zobrazení | Kdy ho použít |
|---|---|
| Tabulka | Když potřebujete filtrovat, řadit nebo rychle porovnat mnoho dokumentů podle sloupců |
| Složky | Když chcete dokumenty procházet přirozeně podle typu, klienta nebo období |
Tabulkové zobrazení
Tabulka je vhodná pro správu většího množství dokumentů. Vidíte v ní název, typ, přiřazení, viditelnost, platnost a dostupné akce. Podle potřeby můžete upravit viditelné sloupce.
Složkové zobrazení
Složky seskupují dokumenty do přehledné struktury:
- Typ dokumentu
- Přiřazená entita, například klient nebo materiál
- Období, pokud ho dokument má
- Soubory
V horní části složkového zobrazení se zobrazuje cesta zpět. Kliknutím na její část se vrátíte na vyšší úroveň. Stejné filtry jako v tabulce platí i pro složky.
Kam dokument patří
Každý dokument je přiřazen k jedné entitě:
| Entita | Příklady dokumentů |
|---|---|
| Materiál | KBÚ, certifikáty výrobků |
| Klient | Smlouvy, mapy provozoven |
| Uživatel | Osvědčení techniků, licence |
| Protokol | Přílohy k protokolu |
Typy dokumentů
| Typ | Použití |
|---|---|
| KBÚ | Bezpečnostní listy k materiálům |
| Certifikát | Certifikáty firmy nebo techniků |
| Osvědčení | Osvědčení o odborné způsobilosti |
| Licence | Oprávnění k činnosti |
| Smlouva | Smlouvy s klienty |
| Pojištění | Pojistné smlouvy |
| Mapa | Situační mapy provozoven |
| Příloha | Obecné přílohy |
| Ostatní | Jiné dokumenty |
Kdo dokument vidí
Každý dokument má dvě nezávislá nastavení viditelnosti.
Interní viditelnost
Kdo z vašich kolegů může dokument vidět:
| Nastavení | Vidí ho |
|---|---|
| Všichni | Všichni přihlášení uživatelé |
| Management | Jen manažeři a administrátoři |
| Role | Jen vybrané role, například technici |
| Soukromé | Jen kdo nahrál + administrátoři |
Portálová viditelnost
Určuje, zda dokument uvidí klient v portálu.
| Přepnout na | Efekt |
|---|---|
| Zapnuto | Klient vidí dokument ve svém portálu |
| Vypnuto | Dokument zůstává jen interní |
Co má smysl zpřístupnit klientům:
- ✅ KBÚ k materiálům
- ✅ Mapy provozoven
- ✅ Vaše certifikáty
- ❌ Cenové nabídky a smlouvy
- ❌ Interní poznámky
Přiřazení k provozovnám
Jen pro dokumenty přiřazené ke Klientovi. Určíte, zda dokument platí pro celou firmu nebo konkrétní provozovny.
| Rozsah | Kdy použít |
|---|---|
| Bez přiřazení | Smlouva platná pro celou firmu |
| Vybrané provozovny | Mapa konkrétní provozovny |
| Všechny provozovny | BOZP pokyny platné všude |
Kde se potom zobrazí
| Rozsah | Detail klienta | Detail provozovny |
|---|---|---|
| Bez přiřazení | ✅ | ❌ |
| Vybrané provozovny | podle nastavení | ✅ pokud je přiřazená |
| Všechny provozovny | podle nastavení | ✅ |
U vybraných nebo všech provozoven můžete zapnout Zobrazovat na kartě klienta - dokument se zobrazí také v detailu klienta.
Filtrování a vyhledávání
Dokumenty můžete filtrovat podle:
- Název - textové vyhledávání
- Typ entity - materiál, klient, uživatel, protokol
- Typ dokumentu - KBÚ, certifikát, smlouva…
- Viditelnost - všichni, management, role, soukromé
- Platnost - expirované, brzy expirující, platné
Tip: Kliknutím na záhlaví sloupce změníte řazení.
Nahrávání dokumentů
Přímo ze stránky Dokumenty
- Klikněte na Nahrát dokument
- Vyberte typ entity a konkrétní entitu
- Nahrajte soubor
- Vyplňte název a typ dokumentu
- Nastavte viditelnost
- Klikněte na Nahrát
Při editaci entity
V dialozích editace materiálů, klientů nebo uživatelů najdete záložku Dokumenty, kde můžete nahrát soubory přímo.
Hromadný import ze ZIP
Při migraci většího archivu použijte hromadný ZIP import. Aplikace rozpozná klienta, typ dokumentu a období ze složkové struktury.
Editace dokumentu
Upravit můžete:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Zobrazovaný název |
| Typ dokumentu | Kategorie (KBÚ, certifikát…) |
| Entita | Kam dokument patří |
| Viditelnost | Kdo ho může vidět |
| Portálová viditelnost | Zda ho vidí klient |
| Platnost od/do | Data platnosti |
| Poznámky | Interní poznámky |
| Soubor | Možnost nahradit soubor |
Upozornění na expiraci
Systém sleduje platnost dokumentů:
| Stav | Označení |
|---|---|
| Expirované | 🔴 Červený štítek |
| Expiruje do 30 dní | 🟠 Oranžový štítek |
| Platné | Bez označení |
Tip: Filter Platnost → Expirují brzy zobrazí dokumenty k obnovení.
Náhled a stahování
- PDF - náhled přímo v aplikaci
- Obrázky - zobrazení v lightboxu
- Ostatní - stažení souboru
Podporované formáty
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Související stránky
- Materiály - KBÚ k materiálům
- Detail klienta - klientské dokumenty
- Dokumenty v portálu - co vidí klient