Když se záznam ze zásahu skládá z více míst, problém není jen v pár ztracených minutách. Horší je, že se informace rozejdou. Klient je v jednom systému, kontakt ve starém e-mailu, fotky v galerii telefonu, podpis zvlášť a finální PDF vzniká až později podle toho, co se podaří dohledat.
Digitální protokol v Deratixu drží celý tento tok v jednom záznamu. Technik začne u klienta, zapíše průběh zásahu, přidá fotky a podpisy a výsledek se dál používá bez přepisování. Kancelář pak nepřebírá rozdělaný balíček podkladů, ale hotový a dohledatelný protokol.
Zahájení zásahu bez ručního přepisování
Při vytváření protokolu se nevyplňuje všechno od nuly. Vyberete klienta a provozovnu, kontaktní údaje se doplní do formuláře a technik může pokračovat dál. Když se na místě změní kontakt nebo e-mail, upraví se přímo při zásahu místo toho, aby zůstal rozdíl mezi realitou a kartou klienta.
V praxi to zkracuje hlavně první minuty po příchodu. Místo hledání správné provozovny ve starých poznámkách nebo mezi více seznamy se pracuje s jedním formulářem, který už zná klienta, adresu i základní kontakt. Pokud technik přijde na místo podle GPS, aplikace umí nabídnout i blízké klienty a urychlit výběr správné provozovny.
Formulář se přizpůsobí tomu, jak vaše firma reálně provádí zásahy
DDD firmy nepoužívají stejný pracovní postup. Někomu stačí jednodušší protokol, jiný potřebuje podrobnější sekce, víc typů zásahů, jiná doporučení nebo přesnější evidenci materiálů a zařízení. Proto se v protokolu dají zapínat a vypínat celé sekce a typy i podtypy prací se přizpůsobují vaší vlastní evidenci.
Důležité je také to, že při novém protokolu se mohou předvyplnit ty typy a podtypy práce, které používáte nejčastěji. Technik nezačíná na prázdné obrazovce a nemusí pokaždé klikat stejná nastavení jen proto, aby se dostal k samotnému zásahu.
Takový rozdíl je v praxi větší, než se na první pohled zdá. V roztříštěném workflow bývá problém už to, že každý zapisuje trochu jinak. Jeden použije vlastní název služby, druhý jinou zkratku a třetí to nechá jen v poznámce. Tady zůstává forma záznamu jednotná i tehdy, když firma roste a na protokolech pracuje víc lidí.
Co jste na místě udělali, zapíšete jednou a dál se s tím pracuje
Použité materiály se zapisují s množstvím, jednotkou a koncentrací. Cílové škůdce lze evidovat s úrovní výskytu. Instalovaná zařízení se zapisují s typem a počtem kusů. Tyto údaje pak neslouží jen k archivaci. Vrací se při další návštěvě, v přehledech, v PDF i při interním dohledávání.
To je rozdíl oproti situaci, kdy technik sice něco napíše, ale kancelář s tím dál neumí pracovat bez ručního vysvětlování. Pokud jsou materiály, škůdci nebo zařízení v jednotném seznamu, firma dostává konzistentní záznamy napříč celým týmem a nevznikají duplicitní názvy ani volné poznámky, které každý chápe jinak.
Fotky, nedostatky a doporučení mají vlastní místo ve stejném protokolu
Digitální protokol není jen textový záznam. Samostatně drží i fotodokumentaci stavu provozovny a samostatně eviduje nedostatky. Fotky se přidávají přímo při zásahu, dají se seřadit, doplnit popisem a zůstávají součástí protokolu místo toho, aby končily v galerii telefonu nebo ve sdílené složce bez souvislosti.
Nedostatky se zapisují po kategoriích. Zvlášť organizační, zvlášť stavební a zvlášť hygienické. Každá kategorie může mít vlastní popis i vlastní fotky. Klient pak v protokolu nevidí jen obecnou větu, že se něco našlo, ale i konkrétní typ problému a vizuální podklad.
K tomu se dají doplnit doporučení pro klienta. Pokud firma používá připravenou knihovnu doporučení, technik vybírá z relevantních možností a podle potřeby je upraví pro konkrétní situaci na provozovně. Výsledek je použitelný jak pro klienta, tak pro kancelář i pro budoucí kontrolu.
Odeslání není jen poslední kliknutí
Podpis klienta i technika se provádí přímo na zařízení. Po odeslání se podpisy vloží do PDF a protokol lze doručit e-mailem, zpřístupnit klientovi v portálu, stáhnout nebo sdílet podle toho, jak firma pracuje.
Důležité je, že odeslání se dá zpřísnit podle interních pravidel. Firma si může vyžadovat podpisy, fotodokumentaci, doporučení nebo kontaktní osobu ještě předtím, než se protokol považuje za hotový k odeslání. To pomáhá hlavně tam, kde protokoly nekončí jen u technika, ale dál na nich stojí reklamace, kontrola kvality nebo komunikace s klientem.
Jinými slovy: nejde jen o to, že se dá vytvořit PDF. Důležité je, že ještě před odesláním víte ohlídat, zda v protokolu nechybí něco podstatného.
Nedokončený protokol se neztratí ani v terénu
Při zásahu se často nestihne všechno najednou. Technik se přesouvá mezi místnostmi, klient ho přeruší, něco je třeba dořešit až po prohlídce nebo na místě prostě není stabilní signál. Proto má protokol průběžné ukládání a koncepty zůstávají dostupné i po zavření aplikace nebo po výpadku zařízení.
Když není internet, protokol se dá dál vyplňovat včetně fotek a podpisů. Po opětovném připojení se čekající záznamy automaticky synchronizují. Aplikace přitom nerozlišuje jen to, zda je zařízení připojené k síti, ale zda má skutečně funkční internetové připojení. To je důležité hlavně ve sklepích, skladech, výrobních halách a na místech, kde se člověk sice tváří jako online, ale reálně nic neodešle.
Když je třeba něco opravit, řešíte revizi a ne chaos
I dobře nastavený proces občas potřebuje opravu. Chybějící fotka, doplněný údaj, upřesněný popis nebo úprava po zpětné kontrole. V takovém případě se z již odeslaného protokolu nedělá nepřehledná náhrada bokem. Vznikne nová revize a historie změn zůstává zachovaná.
To je podstatné hlavně tehdy, když se někdo po čase ptá, co přesně se změnilo a která verze je aktuální. V detailu protokolu zůstává časová osa událostí, je vidět PDF, změny i další kroky kolem odeslání. Firma tak nemusí vysvětlovat rozdíl mezi přílohami v e-mailech a ručně přejmenovanými soubory.
Co je na digitálním protokolu nejdůležitější
Největší přínos digitálního protokolu není v tom, že nahradil papír. Důležité je, že spojuje údaje, které byly jinde rozdělené mezi formulář, fotky, podpisy, poznámky, přílohy a následné dohledávání. Technik zapisuje jednou. Kancelář přebírá hotový podklad. Klient dostává srozumitelný výstup.
Pokud si chcete digitální protokol prohlédnout podrobněji, pokračujte na digitální protokol, vytvoření protokolu, detail protokolu a offline režim.
