Pozvání klienta do portálu

Chce si váš klient prohlížet protokoly z provedených prací nebo potřebuje přístup k bezpečnostním listům? Vytvořte mu přístup do klientského portálu přímo z jeho karty v aplikaci.

Co klient v portálu uvidí

Po přihlášení má klient k dispozici:

• Přehled (Dashboard) - rychlé akce a karty přiřazených firem s počtem protokolů
• Protokoly - všechny protokoly provedené na jeho provozovnách s možností stažení PDF
• Dokumenty - bezpečnostní listy, certifikáty a další dokumenty označené jako viditelné v portálu
• Moje údaje - údaje o firmě, kontakty a seznam provozoven s možností kliknout na detail každé z nich
• Detail provozovny - protokoly a dokumenty konkrétní provozovny, kontaktní údaje, otevírací doba, odkaz na mapu

Klient vidí jen údaje svých firem a provozoven - nemá přístup k údajům jiných klientů ani k interním funkcím aplikace. Pokud má klient omezený přístup na konkrétní provozovny (viz Přístup podle provozoven), uvidí jen tyto provozovny a jejich údaje.

Poznámka: Podrobnosti o tom, co klient v portálu vidí, najdete v přehledu klientského portálu, dokumentech a sekci Moje údaje.

Kdo může zvát klienty

Pozvání klienta vyžaduje oprávnění nastavené správcem. Pokud tlačítko Pozvat nevidíte, kontaktujte správce.

Jak pozvat klienta

Krok 1: Otevřete detail klienta

Přejděte do detailu klienta, kterému chcete vytvořit přístup.

Krok 2: Najděte kartu „Přístup do portálu”

Na stránce detailu klienta je karta Přístup do portálu. Zobrazuje aktuální stav:

• Pokud klient ještě nemá přístup - uvidíte hlášku „Klient nemá přístup do portálu” a tlačítko Pozvat
• Pokud už má účet - uvidíte seznam přiřazených uživatelů s jejich emailem, jménem a datem posledního přihlášení

Karta přístupu do portáluDesktop

Krok 3: Klikněte na „Pozvat”

Otevře se dialog pro výběr emailové adresy.

Krok 4: Vyberte email

Dialog pozvánkyDesktop

Máte tři možnosti:

Tip: Pokud kontaktní osoba klienta preferuje jiný email než ten zadaný na kartě klienta, vyberte Jiný email a zadejte požadovanou adresu.

Krok 5: Odešlete pozvánku

Klikněte na Odeslat pozvánku. Aplikace:

1. Vytvoří účet pro klienta, pokud ještě neexistuje
2. Odešle email s odkazem na nastavení hesla

Po odeslání pozvánky má klient přístup ke všem provozovnám dané firmy. Pokud potřebujete omezit přístup jen na vybrané provozovny, podívejte se na sekci Přístup podle provozoven níže.

Alternativní způsob: Vytvoření přes správu uživatelů

Pokud potřebujete hned při vytváření nastavit, ke kterým provozovnám bude mít klient přístup, použijte stránku Uživatelé místo tlačítka Pozvat:

1. Přejděte do Uživatelé v menu aplikace
2. Klikněte na Přidat portálového uživatele
3. Vyplňte jméno, příjmení a email
4. V sekci Přiřazení klienti vyberte firmy
5. V sekci Přístup k provozovnám (volitelné) vyberte konkrétní provozovny
6. Uložte

Tento způsob umožňuje nastavit granulární přístup k provozovnám už při vytvoření účtu, takže nemusíte rozsah přístupu upravovat dodatečně.

Kdy použít který způsob:

• Pozvat (z detailu klienta) — rychlé pozvání s přístupem ke všem provozovnám firmy
• Uživatelé (správa uživatelů) — když potřebujete hned omezit přístup na konkrétní provozovny nebo přiřadit více firem najednou

Co klient dostane

Klient dostane email s předmětem „Pozvánka do klientského portálu”, který obsahuje:

• Uvítací text s názvem vaší firmy
• Tlačítko Aktivovat účet - odkaz na nastavení hesla

Po kliknutí na odkaz si klient nastaví heslo a může se přihlásit do portálu.

Poznámka: Aktivační odkaz je časově omezený. Pokud ho klient nestihne použít, můžete mu poslat nový přes správu uživatelů (reset hesla).

Co klient vidí po přihlášení

Přehled (Dashboard)

Na úvodní obrazovce klient vidí:

• Rychlé akce - čtyři karty: Všechny protokoly, Dokumenty (s počtem), Moje údaje, Moje firmy
• Karty firem - pro každou přiřazenou firmu: název, IČO, počet protokolů, datum posledního protokolu a tlačítko „Všechny protokoly”

Pokud má klient přiřazenou jen jednu firmu, zobrazí se jedna karta. Pokud jich má více, zobrazí se karta pro každou.

Moje údaje

V sekci Moje údaje klient vidí:

• Údaje o firmě - název, IČO, DIČ, IČ DPH, kontaktní osoba
• Kontaktní údaje - email, telefon, email pro protokoly (s možností úpravy emailů)
• Seznam provozoven - kliknutelné karty provozoven s adresou, kontaktní osobou a telefonem
• Poslední protokoly - posledních 5 protokolů s odkazem na kompletní seznam

Pokud má klient přiřazeno více firem, v hlavičce se zobrazí výběr firmy (dropdown) pro přepínání mezi nimi.

Detail provozovny

Kliknutím na provozovnu v sekci Moje údaje se otevře detail provozovny, kde klient najde:

• Statistiky - počet protokolů a dokumentů pro tuto provozovnu
• Informace o provozovně - adresa (s odkazem na mapu), kontaktní osoba, telefon, email, otevírací doba, poznámka
• Dokumenty provozovny - bezpečnostní listy, certifikáty, mapy a další dokumenty přiřazené k této provozovně (jen dokumenty označené jako viditelné v portálu)
• Protokoly provozovny - seznam protokolů provedených na této konkrétní adrese

Toto rozdělení je užitečné hlavně pro klienty s více provozovnami — každá kontaktní osoba si může zobrazit protokoly a dokumenty jen pro svou provozovnu.

Dokumenty

Na stránce Dokumenty klient vidí přehlednou tabulku všech dostupných dokumentů (bezpečnostní listy a další) seskupených podle materiálu. Tabulku lze filtrovat podle názvu materiálu nebo typu dokumentu. Kliknutím na ikonu oka si klient zobrazí náhled dokumentu.

Přístup podle provozoven

Standardní přístup (všechny provozovny)

Když pozvete klienta tlačítkem Pozvat v detailu klienta, dostane přístup ke všem provozovnám dané firmy. V portálu uvidí:

• Všechny provozovny (adresy) klienta
• Protokoly ze všech provozoven
• Dokumenty přiřazené ke všem provozovnám

Toto je vhodné pro majitele firem nebo osoby odpovědné za celou společnost.

Omezení přístupu podle provozoven

Pokud má klient více provozoven a potřebujete, aby kontaktní osoba viděla jen údaje své provozovny, můžete přístup omezit.

Omezení nastavíte přes správu uživatelů:

1. Přejděte do Uživatelé
2. Najděte portálového uživatele a klikněte na ikonu úprav (tužka)
3. V sekci Přístup k provozovnám označené jako „volitelné” vyberte konkrétní provozovny:
   • Klikněte do pole „Přidat provozovnu…” a vyberte požadovanou provozovnu
   • Vybrané provozovny se zobrazí jako odznaky (chips), které můžete jednotlivě odstranit
   • Pokud pole ponecháte prázdné, uživatel má přístup ke všem provozovnám přiřazených firem
4. Uložte změny

Co omezení ovlivňuje:

Uživatel s omezeným přístupem uvidí v portálu jen:

• Provozovny — v sekci Moje údaje se zobrazí jen vybrané provozovny
• Protokoly — jen protokoly provedené na vybraných provozovnách
• Dokumenty provozovny — v detailu provozovny jen dokumenty přiřazené k vybraným provozovnám

Příklad: Firma „ABC s.r.o.” má 5 provozoven. Vedoucí provozovny Košice potřebuje vidět jen protokoly a dokumenty pro Košice. Vytvořte mu účet a ve správě uživatelů mu přiřaďte jen provozovnu „Košice”. V portálu uvidí jen detail, protokoly a dokumenty košické provozovny.

Tip: Pokud později potřebujete změnit rozsah přístupu (přidat nebo odebrat provozovny), uděláte to stejným způsobem přes úpravu uživatele ve správě uživatelů. Pokud chcete vrátit přístup ke všem provozovnám, jednoduše odstraňte všechny vybrané provozovny.

Poznámka: Hlavní stránka Dokumenty zobrazuje bezpečnostní listy podle materiálů použitých v protokolech za posledních 24 měsíců. Dokumenty konkrétní provozovny se řeší v detailu provozovny.

Správa přístupu

Přidání dalšího uživatele

Jeden klient může mít až 5 portálových uživatelů. Pokud už má klient alespoň jeden účet, tlačítko se změní na Přidat a v závorce vidíte aktuální stav (např. „2/5”).

To je užitečné, pokud:

• Více osob ze stejné firmy potřebuje přístup
• Každá provozovna má jinou kontaktní osobu - vytvořte samostatný účet pro každou a omezte jim přístup na příslušnou provozovnu

Odpojení uživatele

Pokud klient už nemá mít přístup:

1. V kartě Přístup do portálu najděte uživatele
2. Klikněte na tlačítko odpojení (ikona řetězu)
3. Potvrďte v dialogu

Uživatel ztratí přístup k údajům tohoto klienta. Pokud nemá přiřazené jiné klienty, jeho účet se automaticky smaže.

Poznámka: Odpojení vyžaduje oprávnění ke správě klientů. Pokud ikonu nevidíte, kontaktujte správce.

Jeden uživatel, více firem

Pokud váš klient vlastní více firem, jeden portálový účet může být přiřazen k více klientským záznamům. Po přihlášení uvidí v portálu karty všech přiřazených firem.

Přiřazení k dalším klientům můžete provést přes správu uživatelů.

Řešení problémů

Klient nedostal email

• Požádejte klienta, aby zkontroloval složku spam / nevyžádaná pošta
• Ověřte, že emailová adresa je správná
• Zkuste pozvánku odeslat znovu

Klient zapomněl heslo

Ve správě uživatelů najděte klientova uživatele a klikněte na ikonu klíče (reset hesla). Na jeho email se odešle nový odkaz.

Klient nevidí některou firmu

Klient vidí jen firmy, ke kterým je přiřazen. Pokud mu některá chybí, otevřete detail té firmy a pozvěte ho, nebo mu firmu přiřaďte přes správu uživatelů.

Klient nevidí některou provozovnu

Pokud má uživatel omezený přístup na konkrétní provozovny, neuvidí ostatní. Zkontrolujte a upravte seznam přiřazených provozoven ve správě uživatelů (úprava uživatele).

Klient nevidí dokumenty

Klient v portálu vidí jen dokumenty, které jsou označené jako viditelné v portálu. Pokud klient nevidí očekávaný dokument:

• Zkontrolujte, zda je u dokumentu zapnutá volba Viditelné v portálu (při nahrávání nebo úpravě dokumentu)
• Ověřte, že dokument je přiřazený ke správné provozovně nebo nastavený na „všechny provozovny” klienta
• Dokumenty typu bezpečnostní list se na stránce Dokumenty zobrazují automaticky, pokud byly materiály použity v protokolech za posledních 24 měsíců

Tipy

Tip: Pozvánku odešlete až tehdy, když máte pro klienta vytvořený alespoň jeden protokol - portál s údaji je užitečnější než prázdný portál.

Tip: U větších firem s více provozovnami zvažte, zda je lepší dát jedné osobě přístup ke všem provozovnám, nebo vytvořit samostatný účet pro kontaktní osobu každé provozovny s omezeným přístupem.

Tip: Po odeslání pozvánky můžete klientovi zavolat a upozornit ho, aby zkontroloval email - předejdete tak tomu, že pozvánka zapadne mezi spam.